Operations Coordinator – Remote

(le français suit)

Role: Operations Coordinator

Location: Anywhere in Canada

Contract Term: Part-time, permanent (15h/week)

Salary: $26,682

Ideal Start Date: April 13, 2026

Application Deadline: March 20, 2026

Overview: The operations coordinator provides part-time operational support for CAPE’s financial and internal systems, ensuring routine processes run smoothly and accurately. This role is responsible for maintaining records, supporting staff with day-to-day systems use, and stepping into existing workflows.

About Us: The Canadian Association of Physicians for the Environment (CAPE) is a national charitable organization that works to better human health by protecting the planet. We seek to understand how the environment affects human health and communicate this knowledge to supporters, the public, and policymakers to drive meaningful change. CAPE mobilizes the credible voice of physicians, science, and evidence to address the ecological and climate crises and accelerate progress toward a just, equitable, and healthier future.

At CAPE, we are committed to fostering diversity, equity, inclusion, and belonging within our community. We recognize that Indigenous and racialized peoples, as well as people with disabilities, are disproportionately affected by climate change and environmental hazards. We welcome candidates from diverse backgrounds who may not traditionally see themselves as part of the environmental movement. We value a mix of academic, work, volunteer, and lived experience and are committed to learning from and with the successful candidate.

About the Role: Reporting to the director of operations and HR and collaborating with staff across CAPE, the operations coordinator provides part-time administrative and operational support for the organization’s financial and systems processes. This role focuses on maintaining accurate records, supporting day-to-day systems use, and assisting with routine operational tasks. The coordinator follows established processes, flags issues as they arise, and escalates questions or risks as appropriate.

This role is best suited to someone who is comfortable jumping into existing systems and processes and getting up to speed quickly. Once accustomed to our current workflows, suggestions for improvements are always welcome.

Responsibilities & Duties

• Maintain financial records and systems in line with organizational standards, including data entry, reconciliation support, and routine checks
• Support the setup and maintenance of user accounts, permissions, and access requests across organizational systems
• Provide administrative support for internal communication platforms and operational tools
• Serve as a point of contact for basic troubleshooting and user support related to internal systems, escalating more complex issues as needed
• Follow documented processes and procedures, and identify any gaps, inconsistencies, or risks for review with the director of operations
• Scheduling or administrative support to the executive director

Required Skills

• Demonstrated experience in an operations, administrative, or coordination role, with the ability to take ownership of routine tasks quickly
• Strong attention to detail and comfort working across multiple systems and platforms
• Ability to learn new tools and processes independently, using documentation and guidance as needed
• Experience supporting or maintaining digital systems, e.g. financial platforms, databases, or internal tools
• Experience providing administrative or operational support in a professional setting
• Strong problem-solving skills, including the ability to troubleshoot common issues and know when to escalate
• Clear and professional written communication skills and comfort coordinating with colleagues across the organization
• Strong time management skills and ability to work independently in a part-time, fully remote role

Preferred Skills or Assets

• Experience working in an NGO environment
• Familiarity with tools such as CanadaHelps, Dext, Google Workspace, Slack, Zoom, or similar systems
• Experience working in a remote team environment

Working Environment & Expectations

• 15-hour work week
• Flexible scheduling: Employees have flexible scheduling, provided they are available for meetings with colleagues and external stakeholders. Some evening and weekend work may be required.
• Travel: Occasional travel may be required in addition to our annual staff retreat
• Accommodations: In alignment with federal and provincial human rights legislation and CAPE’s Human Rights Policy, we provide accommodations to individuals who require them

Compensation & Benefits

• Generous paid time off: 4 weeks of vacation and up to 3.5 weeks of personal/sick leave per year
• Remote work support: Reimbursements for cell phone, internet, and coworking space expenses, funds available for home office equipment
• Professional growth: Funds available for professional development

How to Apply: Please complete the application form through our Human Resources Management System, Employment Hero, and submit your cover letter and resume (in PDF format and in English) by March 20, 2026. Candidates may be contacted for interviews on a rolling basis before the deadline.

Posting Status: This is an open competition. All qualified candidates across Canada are encouraged to apply.

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Poste : Coordonnateur(trice) des opérations

Lieu de travail : Flexible, au Canada

Type de contrat : Temps partiel, permanent (15 heures par semaine)

Salaire annuel : 26 682 $

Date idéale d’entrée en fonction : 13 avril 2026

Date limite pour soumettre sa candidature : 20 mars 2026

Aperçu du poste : Le coordonnateur ou la coordonnatrice des opérations soutient à temps partiel les opérations des systèmes reliés aux finances et aux processus internes de l’ACME, afin de veiller au bon déroulement et à la fiabilité des processus de routine. Le coordonnateur ou la coordonnatrice est responsable de la tenue des dossiers et du soutien à l’équipe lors de l’utilisation quotidienne des systèmes, ainsi que de participer aux processus de travail déjà en place.

À propos de l’ACME : L’Association canadienne des médecins pour l’environnement (ACME) est un organisme de bienfaisance national qui vise à améliorer la santé humaine en protégeant la planète. Nous cherchons à comprendre l’influence de l’environnement sur la santé humaine et nous communiquons nos résultats à notre réseau d’appui, au public et aux décideur(euse)s politiques en vue de susciter des changements. En nous appuyant sur la science et des données probantes, nous mobilisons la voix crédible des médecins afin de lutter contre les crises écologique et climatique et d’accélérer le progrès vers un avenir juste, équitable et plus sain.

Notre équipe est déterminée à favoriser la diversité, l’équité, l’inclusion et l’appartenance à sa communauté. Nous reconnaissons que les peuples autochtones et racialisés ainsi que les personnes handicapées sont touchés de manière disproportionnée par les changements climatiques et les risques environnementaux. Nous encourageons les candidatures de personnes issues de divers horizons qui ne se considèrent pas nécessairement comme faisant partie du mouvement environnemental. Nous valorisons la combinaison d’expérience universitaire, professionnelle, bénévole et personnelle, et nous nous engageons à bâtir une relation mutuelle d’apprentissage avec la personne choisie.

À propos du poste : Relevant de la directrice des opérations et des RH, et en collaboration avec l’ensemble de l’équipe, le coordonnateur ou la coordonnatrice fournit un soutien administratif et opérationnel à temps partiel aux processus des finances et des systèmes de l’organisation. Les principales fonctions du poste incluent la tenue de dossiers, le soutien à l’utilisation quotidienne des systèmes et l’appui aux tâches opérationnelles de routine. Le coordonnateur ou la coordonnatrice respecte les processus établis, signale les problèmes et transmet les questions ou les informations à propos de situations risquées, selon ce qui est approprié.

Le poste conviendra bien à une personne à l’aise d’intégrer des systèmes et des processus déjà en place et capable de se familiariser rapidement avec ceux-ci. Une fois la personne habituée aux méthodes de travail actuelles, les pistes d’amélioration seront toujours les bienvenues.

Responsabilités et tâches

• Assurer la tenue des dossiers financiers conformément aux normes organisationnelles, y compris la saisie de données, le soutien à la réconciliation et les vérifications courantes;
• Appuyer la création et la gestion des comptes utilisateurs, des permissions et des demandes d’accès dans les différents systèmes;
• Fournir un soutien administratif aux plateformes de communication interne et aux outils opérationnels;
• Être le point de contact pour régler des problèmes techniques simples pouvant être rencontrés par les usagers dans les systèmes internes, et signaler les problèmes complexes lorsque la situation l’indique;
• Respecter, comme indiqué dans la documentation, les processus de travail et les procédures, et signaler toute lacune, incohérence ou situation risquée à la directrice des opérations;
• Offrir un soutien en matière d’organisation d’horaire ou d’administration à la direction générale.

Compétences requises

• Expérience antérieure dans un poste relié aux opérations, à l’administration ou à la coordination, et capacité à assimiler rapidement des tâches routinières;
• Souci du détail et aisance à travailler avec plusieurs systèmes et plateformes;
• Capacité à apprendre à utiliser de nouveaux outils et processus de façon autonome en utilisant de la documentation ainsi que des directives au besoin;
• Expérience en soutien ou en gestion de systèmes numériques tels que des plateformes de finance, des bases de données ou des outils internes;
• Expérience en soutien administratif ou opérationnel en milieu professionnel;
• Solides compétences en résolution de problème, incluant une bonne capacité à résoudre des problèmes techniques communs et à déterminer à quel moment les rapporter;
• Excellentes compétences en communication écrite et capacité à collaborer avec l’ensemble des collègues de l’organisation;
• Bonne gestion du temps et aptitude à travailler de manière autonome dans le cadre d’un poste entièrement en télétravail et à temps partiel.

Compétences ou atouts souhaités

• Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif;
• Connaissance d’outils tels que CanadaDon, Dext, Google Workspace, Slack, Zoom ou systèmes équivalents;
• Expérience avec le travail d’équipe en contexte de télétravail.

Milieu de travail et attentes

• Semaine de travail de 15 heures
• Horaire flexible : Le personnel dispose d’un horaire flexible, mais doit être disponible pour des réunions avec des collègues et des parties prenantes externes. Il sera parfois requis de travailler le soir et la fin de semaine.
• Déplacements : Des déplacements occasionnels pourraient être nécessaires, en plus de la retraite annuelle du personnel.
• Accommodements : Conformément à la législation fédérale et provinciale sur les droits de la personne et à la politique de l’ACME sur les droits de la personne, nous offrons des accommodements aux personnes qui en ont besoin.

Rémunération et avantages sociaux

• Généreux régime de congés payés : Quatre semaines de vacances et jusqu’à 3,5 semaines de congés personnels ou de maladie par an.
• Soutien au travail à distance : Remboursement des frais de cellulaire, d’internet et de location d’espaces de travail partagés, et fonds disponibles pour l’achat de matériel de bureau.
• Croissance professionnelle : Fonds disponibles pour le perfectionnement professionnel.

Pour postuler : Veuillez remplir le formulaire de candidature via Employment Hero, notre système de gestion des ressources humaines, et faites-nous parvenir une lettre de présentation et votre CV (en format PDF et en anglais) d’ici le 20 mars 2026. Dans le cas où les candidatures seraient évaluées au fur et à mesure, les candidat(e)s pourraient être contacté(e)s avant la date limite.

Statut de l’affichage : La période de recrutement est en cours. Les candidat(e)s qualifiés de partout au Canada sont invité(e)s à postuler.