Mengapakah pemilik perniagaan perlu memahami penggajian?

Jika anda mengambil seseorang bekerja, proses penggajian anda adalah sebahagian daripada perniagaan anda yang penting – tidak kira jika anda menggunakan perkhidmatan luaran atau memproses penggajian secara dalaman. Ini ialah perbelanjaan yang penting, yang menghubungkan pasukan anda dengan pekerjaan mereka serta operasi perniagaan yang tetap.

Tidak ramai orang menjadi majikan untuk menjadi pakar penggajian, namun pemahaman yang kukuh tentang amalan penggajian amat membantu semasa menjalankan perniagaan sendiri. Panduan penggajian kami boleh membantu mendalami pemahaman anda tentang hal yang penting ini.

Pematuhan perniagaan

Sama ada anda mahu membayar pekerja dengan jumlah gaji yang betul dalam tempoh gaji yang betul, menjejaki gaji lebih masa mahupun membayar jumlah sumbangan dan levi yang betul kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), pemahaman proses penggajian dan pendapatan pekerjaan yang betul dapat membantu anda untuk terus patuh.

Sama ada anda majikan kepada satu pekerja atau seratus pekerja, peraturannya sama untuk semua perniagaan berhubungan penggajian – patuh atau dikenakan denda berat. Ingat, tidak berbaloi untuk anda mengambil risiko.

Penglibatan pekerja melalui gaji bulanan

Apabila kita memikirkan penglibatan pekerja, kita selalu fokus pada budaya syarikat dan manfaat pekerja.

Perkara yang kita selalu lupa adalah bahawa salah satu cara yang terbaik untuk melibatkan pekerja anda adalah untuk menjalankan penggajian dengan betul dan tepat pada masanya pada setiap tempoh gaji. Apabila anda memahami pemprosesan penggajian yang baik – termasuk perkara seperti cuti tahunan berbayar, anda boleh memastikan proses ini dilengkapkan dengan betul. Anda juga boleh mengurus apa-apa pertanyaan pekerja jika isu timbul.

Penyimpanan rekod yang lebih baik

Gaji pekerja ialah unsur yang penting dalam perbelanjaan perniagaan anda. Gaji pekerja mungkin juga perbelanjaan terbesar bagi sesetengah perniagaan.

Atas sebab gaji pekerja membentuk bahagian yang begitu besar daripada perbelanjaan anda, pemahaman tentang operasi penggajian yang baik, jumlah yang anda bayar untuk sumbangan bulanan dan gaji bulanan kasar tenaga kerja anda adalah penting. Anda hanya dapat memantau penyimpanan rekod dan akaun anda dengan betul dengan pemahaman tersebut.

Perundangan manakah yang berkaitan dengan penggajian?

Di Malaysia, penggajian kebanyakan pekerja ditadbir oleh Akta Pekerjaan (1995), yang juga dikenali sebagai ‘EA’ (Employment Act).

EA menggariskan hak pekerja dan majikan, serta kewajipan mereka di bawah undang-undang.

Akta Pekerjaan melindungi semua pekerja di Malaysia, tidak kira gaji atau jawatan. Pembantu rumah dikecualikan daripada perlindungan ini.

Walau bagaimanapun, pekerja dengan pendapatan yang melebihi RM4,000 sebulan dikecualikan daripada peruntukan tertentu dalam Akta, seperti:

• Kadar lebih masa untuk pekerja yang bekerja pada hari cuti;
• Kadar lebih masa di luar waktu bekerja;
• Elaun untuk kerja berasaskan syif;
• Lebih masa pada hari cuti awam;
• Lebih masa untuk kerja setengah hari pada hari cuti; dan
• Manfaat tamat pekerjaan, berhenti kerja sementara, persaraan.

Pekerja sementara juga dilindungi oleh Akta Pekerjaan. Individu dianggap sebagai pekerja di bawah undang-undang ini jika syarat berikut dipenuhi, tidak kira sama ada terdapat kontrak bertulis atau tidak.

Syarat tersebut ialah:

• Kaedah bekerja pekerja tertakluk pada penyeliaan atau kawalan orang lain;
• Waktu bekerja diselia atau dikawal oleh orang lain;
• Mereka menerima alat, bekalan atau peralatan daripada individu lain untuk melakukan tugas;
• Kerja mereka merupakan komponen penting dalam perusahaan orang lain;
• Usaha mereka adalah semata-mata untuk keuntungan orang lain; atau
• Mereka menerima pampasan untuk tugas yang mereka lakukan secara berkala dan pampasan ini membentuk sebahagian besar pendapatan mereka.

Akta Pekerjaan tidak terpakai untuk Sabah dan Sarawak, kerana negeri tersebut mempunyai Ordinan Buruh masing-masing.

Ketahui lebih lanjut tentang EA dengan memuat turun panduan kami tentang Akta Pekerjaan 1995 Malaysia.

Siapakah yang bertanggungjawab untuk cukai pendapatan di Malaysia?

Majikan bertanggungjawab membayar cukai pendapatan bagi pihak pekerja mereka setiap bulan dalam bentuk PCB/MTD. Cukai pendapatan ialah sistem yang rumit dan pelepasan cukai mungkin terpakai untuk pekerja yang layak.

Anda juga perlu mengetahui tentang sumbangan dan levi berkanun. Tiga sumbangan yang wajib adalah kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan Sistem Insurans Pekerjaan (SIP). Kumpulan Wang Pembangunan Sumber Manusia (KWPSM) juga terpakai untuk perniagaan dengan lebih daripada sepuluh orang pekerja. Sumbangan dan levi lain mungkin terpakai.

Apakah itu Potongan Cukai Bulanan (PCB) / Monthly Tax Deduction (MTD)?

Potongan Cukai Bulanan (PCB), juga dikenali sebagai Monthly Tax Deduction (MTD) ialah bayaran bulanan yang dibuat oleh pekerja kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) / Inland Revenue Board of Malaysia (IRBM) bagi pihak pekerja mereka, pada atau sebelum hari ke-15 bulan berikutnya.

Anda boleh mengetahui lebih lanjut tentang perkara yang diperlukan untuk mengira PCB/MTD dalam panduan penggajian kami.

Kesilapan lazim penggajian perniagaan

Penyimpanan rekod yang tidak mencukupi

Masih menggunakan helaian kertas untuk log dokumentasi penggajian pekerja anda? Atas sebab kertas mudah disalah letak atau difailkan dengan kesilapan, anda mendedahkan diri anda kepada liabiliti jika anda diaudit.

Dalam zaman digital ini, penyimpanan rekod amat mudah. Dengan begitu banyak pilihan perisian yang tersedia untuk membantu anda mengurus penggajian, slip gaji, helaian masa serta masa dan kehadiran pekerja anda, tiada alasan untuk tidak menyimpan rekod yang betul.

Persediaan sistem penggajian anda yang tidak betul

Seperti yang dilihat di atas, terdapat banyak sumbangan dan levi yang perlu dijejaki dalam pengurusan penggajian. Selain membayar gaji asas pekerja dengan betul, anda mahu memastikan bahawa semua bayaran disediakan dengan betul dan dibayar ke tempat yang betul.

Bayangkan jika bayaran sumbangan KWSP yang anda buat untuk pasukan anda sebenarnya 10% di bawah jumlah yang perlu dibayar selama lima tahun yang lalu? Bayangkan jumlah yang perlu anda bayar balik serta penalti tambahan yang mungkin dikenakan.

Terlupa akan pengalaman pekerja

Seperti anda, pekerja juga mahu mengetahui tentang gaji mereka. Jika anda tidak memberi mereka akses cepat kepada slip gaji mereka, keadaan itu amat mengecewakan.

Slip gaji ialah rekod penting yang perlu diberikan kepada pekerja anda, namun jangan biar mereka menunggu dokumen kertas setiap tempoh gaji. Dengan memberikan akses kepada slip gaji berasaskan awan (seperti di Employment Hero), anda dapat memastikan pekerja berasa diperkasa untuk menyemak maklumat pendapatan pada bila-bila masa, dari mana-mana sahaja.

Bagaimanakah perisian penggajian membantu?

Perisian penggajian dapat menandakan perbezaan yang besar semasa memproses gaji pekerja.

Disepadukan sepenuhnya dengan LHDN, Employment Hero membolehkan anda membayar pekerja anda dengan cepat menggunakan penggajian automatik. Kira sumbangan dengan segera, jana data yang tepat serta urus perancangan tenaga kerja – semuanya di satu tempat. Berikut adalah beberapa ciri yang berguna di platform.

Penggajian automatik

Dengan hanya beberapa klik, anda boleh melengkapkan proses penggajian menggunakan kuasa automasi. Employment Hero Payroll dapat membuat pengiraan yang tepat dengan pantas, termasuk potongan dan sumbangan KWSP. Maklumat akan ditunjukkan kepada pentadbir semasa jalanan pembayaran, memaparkan pengiraan dengan jelas dan menyediakan ketelusan penuh untuk seluruh proses.

Masa dan kehadiran

Penjejakan waktu bekerja pekerja anda penting apabila menjalankan perniagaan sendiri; terutamanya jika ahli pasukan anda tidak dibayar gaji sepenuh masa. Perisian penggajian dapat membantu dengan pelbagai perkara seperti penentuan jadual kerja dinamik untuk menangani waktu puncak perniagaan, pembidaan syif, pendaftaran masuk dan keluar dari jauh menggunakan aplikasi dan banyak lagi. Luluskan helaian masa dengan mudah dan proses waktu bekerja dengan tepat.

Penyimpanan rekod dan laporan

Apabila anda menggunakan perisian penggajian, rekod digital dicipta serta-merta untuk setiap slip gaji pekerja. Elakkan daripada kehilangan slip gaji lagi dan akses dokumen dengan cepat daripada sistem kami yang mudah digunakan. Ini dapat menjimatkan masa semasa menjalankan tugas pentadbiran dengan memudahkan pencarian dokumen yang penting.

Apabila menggunakan Employment Hero Payroll, anda juga boleh membenamkan data pendapatan secara elektronik dan menjana laporan yang tepat setiap kali dengan alat kami yang berkuasa.

Dapatkan data terkini

Tindakan memahami dan mematuhi undang-undang pekerjaan adalah salah satu cabaran terbesar yang perlu dihadapi oleh perniagaan kecil dan sederhana, namun perisian dapat membantu. Perisian kami mempunyai ciri pengiraan kadar gaji dan potongan yang terbina dalam, jadi anda tidak perlu menjana pengiraan tersebut secara manual.

Pakar kami juga mengikut perubahan terkini pada perundangan dan menyediakan kemas kini apabila perubahan diperkenalkan.

Lihat cara perisian penggajian dapat mentransformasikan perniagaan anda

Employment Hero boleh memberikan keyakinan pematuhan yang anda perlukan. Kami ialah pakar undang-undang pekerjaan dan penggajian yang asyik mengikuti perkembangan perundangan terkini serta dipercayai oleh pengguna di seluruh Malaysia.

Mahu mengetahui lebih lanjut tentang sistem penggajian Malaysia kami? Tempah tunjuk cara dengan salah seorang pakar perniagaan kami sekarang.

Muat turun panduan penggajian percuma ini sekarang.