Devenir parent change le cours de la vie de vos employés. En tant qu’employeur, c’est également un moment crucial : vous devez vous y retrouver dans un dédale de règles complexes, gérer les rajustements salariaux et veiller à la prospérité de votre entreprise tout en soutenant votre équipe pendant cette période emballante.

En gérant le congé parental avec confiance et attention, vous créez une occasion unique de fidéliser vos employés et de manifester votre soutien à votre équipe.

Ce guide vise à vous simplifier la tâche. Nous éliminons le jargon juridique pour vous fournir un guide clair sur la gestion du congé parental au Québec. Simplifions l’expérience ensemble.

En quoi consiste le congé parental au Québec pour les employeurs?

Soyons clairs :  le congé parental est un congé distinct non rémunéré avec protection de l’emploi dont peuvent bénéficier les nouveaux parents après une naissance ou une adoption. Il est conçu pour donner aux parents le temps de soigner leur nouvel enfant et de développer le lien d’attachement.

Au Québec, le congé parental est étonnamment flexible, car il se compose de trois droits distincts avec protection de l’emploi que vous pouvez combiner. Oubliez l’idée d’un congé unique : vous disposez de trois types de congés protégés différents :

Congé	Personne admissible	Période
Maternité	Parent de naissance	Doit être utilisé avant ou à la naissance.
Paternité	Parent qui n’a pas donné naissance	Doit commencer après la naissance.
Parental	Un des parents	Flexible; il succède généralement au congé de maternité ou de paternité.

Le point important à retenir pour les employeurs et les nouveaux parents est qu’il s’agit de congés distincts. Ce sont des congés légaux non rémunérés qui protègent votre emploi pendant votre absence.

• Pour le parent de naissance : Vous pouvez combiner tous les congés! Vous prendrez généralement votre congé de maternité en premier (pour couvrir la période autour de la naissance), puis vous passerez directement au congé parental pour le reste de la période.
• Pour le parent qui n’a pas donné naissance : Votre congé commence après la naissance du bébé. Vous utiliserez le plus souvent votre congé de paternité en premier, suivi immédiatement de votre part du congé parental.
  • Fait intéressant : Bien que moins courant, le parent qui n’a pas donné naissance peut prendre son congé parental avant son congé de paternité, à condition que ce dernier commence dans l’année suivant la naissance de l’enfant. Cette flexibilité est possible car chaque congé est un droit entièrement distinct.

En bref pour les employeurs : Lorsque vous discutez avec un nouveau parent au Québec, sachez qu’il n’est pas limité à une seule période. En fonction de son rôle, soit parent de naissance, soit parent qui n’a pas donné naissance, il ou elle est admissible à une combinaison généreuse de ces congés distincts. Ce système exceptionnel est conçu pour offrir aux familles tout le temps dont elles ont besoin.

Le congé parental peut être pris par un seul parent ou partagé entre les deux, contrairement aux congés de maternité et de paternité, qui ne peuvent être partagés entre les parents. Comprendre cette distinction est la première étape pour bien gérer le processus et soutenir vos employés qui agrandissent leur famille.

Abordons maintenant l’une des questions les plus courantes : combien de temps un employé peut-il s’absenter?

Durée et période du congé

Au Québec, les règles relatives à la durée du congé parental offrent une certaine flexibilité aux parents, et un employé a droit à un congé continu pouvant aller jusqu’à 65 semaines.  

1. En cas d’accouchement :

• Début : Le congé parental peut débuter la semaine de la naissance de l’enfant.
• Fin/Durée maximale : La durée maximale du congé parental est de 85 semaines.

2. En cas de gestation pour autrui : 

• Début : Le congé parental peut débuter au plus tôt la semaine au cours de laquelle :
  • l’enfant est confié à la personne qui deviendra son parent; OU
  • la personne doit voyager à l’extérieur du Québec pour aller chercher l’enfant qui lui sera confié.
• Fin : Le congé prend fin au plus tard 85 semaines après la semaine où l’enfant a été confié au parent.

3. En cas d’adoption : 

• Début : Le congé peut débuter au plus tôt la semaine au cours de laquelle :
  • l’enfant est confié à ses parents adoptifs; OU
  • Les parents doivent voyager à l’extérieur du Québec pour aller chercher l’enfant qui leur sera confié.
• Fin : Le congé parental prend fin au plus tard 85 semaines après la semaine où l’enfant a été confié au parent.

Admissibilité et exigences d’avis

Qui peut bénéficier de ce congé? Ce n’est pas tout le monde qui est immédiatement admissible au congé parental. Pour être admissible, il faut être un employé actif au moment de la demande de congé.

Pour être admissible au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), l’employé doit : 

Critères	Détails pour les salariés
1. Résidence	Vous devez être un résident du Québec à la date de début de votre période de prestations.
2. Revenu assurable	Vous devez avoir un revenu assurable d’au moins 2 000 $ pendant la période de référence (généralement les 52 semaines précédant le début de votre période de prestations). Ce revenu provient d’un emploi et comprend les salaires, les indemnités de congé annuel, les primes, etc.
3. Cotisations versées	Vous devez avoir versé ou devoir verser une cotisation au RRQ au cours de la période de référence. (En tant qu’employé, votre employeur retient cette cotisation sur votre paie et la verse en votre nom.)
4. Arrêt ou réduction de travail	Vous devez avoir cessé de travailler ou avoir réduit d’au moins 40 % votre salaire hebdomadaire habituel ou votre revenu d’emploi. La période de prestations commence le jour auquel s’effectue cette réduction.

En ce qui concerne le préavis, votre employé doit vous prévenir par écrit au moins trois semaines avant la date à laquelle il prévoit de commencer son congé. Ce préavis doit inclure les dates prévues de début et de fin du congé. La vie est imprévisible, nous le savons tous, mais cette période de préavis vise à vous donner suffisamment de temps pour vous préparer en vue de son absence.

La même règle s’applique s’il décide de revenir plus tôt. Il doit vous donner un préavis d’au moins trois semaines.

Une fois l’employé en congé, votre travail n’est pas terminé. Vous avez toujours des responsabilités à son égard.

Obligations de l’employeur pendant le congé parental

Un employé en congé ne signifie pas une pause dans votre relation. Vous avez toujours des responsabilités. Pendant le congé parental d’un employé, vous devez continuer à gérer ses avantages sociaux comme d’habitude. Cela signifie que si vous payez une partie de ses primes d’assurance (comme l’assurance maladie ou dentaire), vous devez continuer à le faire, à condition que l’employé paie sa part.

Les cotisations au régime de retraite se poursuivent également, vous et l’employé payant chacun votre part. En bref, le congé ne devrait pas avoir d’incidence négative sur la participation de l’employé aux régimes d’avantages sociaux. Vous devez assurer un traitement équitable et continu, même si l’employé ne travaille pas activement.

Ce devoir d’agir équitablement s’étend à la partie la plus critique du processus : le retour au travail.

Réintégration et droits liés au poste

Ce point n’est pas négociable. Au retour d’un congé parental, l’employé doit être réintégré à son poste initial, avec le même salaire, les mêmes avantages sociaux et les mêmes responsabilités qu’avant son départ.

Si son poste a été supprimé pendant son congé en raison de changements organisationnels, vous devez lui proposer un poste équivalent. Ce nouveau poste doit comprendre des fonctions, un salaire et des avantages sociaux similaires. Le principe est simple : un employé ne peut être pénalisé pour avoir pris un congé parental. Il devrait pouvoir reprendre sa carrière là où il l’avait laissée.

Parfois, un retour à temps plein n’est pas la meilleure solution pour l’employé, ce qui ouvre d’autres possibilités conformes aux règles.

Mesures d’adaptation pour un retour à temps partiel ou intermittent

Le retour au travail peut se révéler une transition délicate pour un nouveau parent. En vue de faciliter cette transition, vous et votre employé pouvez convenir d’un retour progressif ou flexible. Cette solution peut se traduire par un horaire à temps partiel pendant quelques semaines ou par un congé intermittent.

Bien que vous n’ayez aucune obligation juridique de faire droit à toutes les demandes de retour flexible, cette mesure peut constituer un moyen efficace de soutenir votre employé et de fidéliser des talents précieux. Nous savons que le retour au travail après un congé parental est un changement important pour les nouveaux parents. Afin de créer un plan personnalisé solide, qu’il s’agisse d’un horaire flexible ou d’un congé intermittent, il est important que les deux parties en conviennent par écrit. Ce document représente votre engagement commun. Il s’agit de bien plus qu’une simple trace écrite; c’est un moyen fantastique et concret de montrer que vous êtes entièrement investi dans votre employé sur le long terme. 

Au-delà des aspects logistiques de leur rôle, vous devez également gérer l’aspect financier du congé.

Répercussions sur la paie, le salaire et les frais généraux pour les employeurs

Le congé parental a une incidence directe sur votre paie et vos frais généraux; il est donc essentiel de bien planifier. Pendant le congé de l’employé, son salaire régulier est retiré de votre feuille de paie active. Cependant, vous devrez prévoir d’autres coûts dans votre budget,

notamment du versement de votre part des cotisations sociales et des coûts liés à l’embauche de personnel temporaire pour remplacer l’employé. Il est crucial de prévoir ces dépenses avec précision afin de respecter votre budget et d’assurer le bon déroulement des activités pendant leur absence.

Examinons plus en détail les spécificités de la paie et des avantages sociaux.

Continuation du salaire, avantages sociaux et charges patronales

Au Québec, vous n’êtes pas tenu de verser le salaire d’un employé pendant son congé parental. Son revenu est couvert par le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP), qui est financé par les cotisations des employés, des employeurs et des travailleurs indépendants.

Le principal coût pour vous consiste à maintenir votre part des cotisations aux avantages sociaux, comme mentionné précédemment. L’autre coût important est d’ordre opérationnel : l’embauche et la formation d’un remplaçant. Il est judicieux de tenir compte de ces éléments dans votre budget annuel afin d’éviter toute contrainte financière imprévue.

Nous en arrivons ainsi au système qui rend tout cela possible : le RQAP.

Cotisations et assurance : le RQAP

Le Régime québécois d’assurance parentale est au cœur du congé parental dans la province. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de retenir les cotisations au RQAP sur les gains assurables de vos employés et de verser votre propre part patronale.

Ces cotisations sont versées à Revenu Québec, ainsi que d’autres retenues à la source comme l’impôt sur le revenu, le RRQ et l’AE. Vous devez impérativement bien configurer votre système de paie afin qu’il calcule et retienne ces cotisations à chaque cycle de paie. Cette étape est essentielle pour vous conformer à la loi et assurer que vos employés puissent toucher leurs prestations lorsqu’ils en ont besoin.

Une stratégie claire facilite considérablement la gestion de ces composantes variables.

Pratiques exemplaires pour les employeurs gérant les congés parentaux

Il ne suffit pas de simplement réagir aux demandes de congé, il faut les gérer de manière proactive. Une approche réfléchie réduit le stress pour tous et renforce votre réputation en tant qu’excellent milieu de travail. Vous devez donc élaborer une politique claire et l’intégrer à vos activités quotidiennes.

Élaboration de votre politique de congés

Une politique écrite sur les congés parentaux est votre meilleur atout. Elle élimine toute confusion et assure un traitement cohérent et équitable à tous. Votre politique doit clairement définir ce qui suit :

• Admissibilité : Les personnes qui ont droit aux congés.
• Durée et période : La durée maximale du congé et la période de référence.
• Avis : Le processus pour demander un congé et communiquer les dates de retour.
• Plan de remplacement : Comment le travail de l’employé sera géré pendant son absence.
• Processus de retour au travail : Les étapes pour assurer une réintégration harmonieuse.

Une politique claire transforme l’incertitude en un processus prévisible et gérable.

Intégration avec les systèmes de RH et les processus de paie

Intégration avec les systèmes de RH et les processus de paie Configurez votre logiciel de RH et de paie pour suivre les dates de congé, gérer la continuation des avantages sociaux et traiter avec précision les retenues du RQAP. L’automatisation de ces tâches réduit le risque d’erreur humaine, assure la conformité et libère du temps pour vous concentrer sur le soutien à vos employés. Un système bien intégré facilitera la gestion des dates de début des congés, des versements de primes et de la réintégration éventuelle.

Employment Hero automatise les retenues du RQAP, le suivi des congés et la gestion des avantages sociaux afin que vous puissiez avoir l’assurance que les données de vos employés sont exactes et conformes. Grâce à l’intégration de la paie et des RH, Employment Hero élimine le stress lié à la gestion des congés afin que vous puissiez soutenir vos employés lorsqu’ils en ont le plus besoin. 

Souhaitez-vous découvrir comment nous pouvons optimiser la gestion des congés pour votre entreprise?