La paie de fin d’année. Pour de nombreux propriétaires de PME, cette phrase suffit à provoquer des maux de tête. C’est une période remplie de feuilles de calcul, de rapprochements et des échéances administratives qui approchent à grands pas. On dirait un examen important pour lequel on n’a pas étudié, où une petite erreur peut entraîner de gros problèmes avec Revenu Québec et l’ARC. Mais cette période ne doit pas forcément virer au cauchemar.

Clôturer la paie de fin d’année est plus qu’une simple tâche, c’est une fonction essentielle de votre entreprise qui fait preuve de votre engagement envers votre équipe et de votre conformité. Une bonne gestion renforce la confiance. Une mauvaise gestion la sape. C’est l’occasion de vérifier que chaque dollar est comptabilisé, que chaque employé est payé correctement et que votre entreprise fait table rase pour la nouvelle année.

Soyons francs : vous n’avez pas créé votre entreprise pour devenir un spécialiste de la paie. Vous l’avez fait pour bâtir quelque chose d’exceptionnel. Cette liste de vérification vous guidera à travers les complexités de la paie de fin d’année au Québec afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui vous passionne. Nous aborderons toutes les tâches que vous devez accomplir avant et après votre dernier cycle de paie, ainsi qu’en prévision de la nouvelle année.

Avant la dernière paie de l’année civile

Il s’agit d’une vérification préalable. Elle consiste à détecter les erreurs avant qu’elles ne se retournent contre vous en fin d’année. Suivez ces étapes pour assurer une paie finale sans faille, conforme et exacte. Cette étape constitue la base d’un processus de fin d’année harmonieux et tranquille. De petites vérifications aujourd’hui vous éviteront de nombreux problèmes plus tard.

Vérifiez les données indicatives des employés et des employeurs

Des données erronées peuvent entraîner des erreurs coûteuses. Vérifiez tous les détails. Vérifiez l’exactitude des numéros d’assurance sociale (NAS) et des adresses de chaque employé. Vérifiez également l’exactitude de votre numéro d’entreprise et de votre numéro d’identification auprès de Revenu Québec. Ces tâches peuvent sembler simples, mais une seule erreur dans un NAS peut entraîner le rejet d’une déclaration et des heures de suivi fastidieux. Une adresse erronée peut empêcher un employé de recevoir son feuillet T4 ou Relevé 1 à temps, engendrant un stress inutile pour lui et un surcroît de travail pour vous. C’est le moment de mettre de l’ordre dans vos données. Ne présumez pas qu’elles sont correctes, vérifiez-les.

Vérifiez les données relatives aux salaires, aux impôts et aux avantages sociaux

Examinez minutieusement les chiffres. Vérifiez les retenues et les avantages imposables depuis le début de l’année pour chaque employé. Une petite erreur à ce stade peut fausser l’ensemble de votre rapprochement de fin d’année. Examinez le dossier de chaque employé et comparez leurs totaux cumulatifs de l’année avec votre livre de paie. Les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP) ont-elles été calculées correctement? Les avantages imposables, tels que les voitures de fonction et les adhésions à des centres d’entraînement, ont-ils été correctement enregistrés? C’est l’occasion de jouer les détectives et de cerner les anomalies avant qu’elles ne prennent de l’ampleur. Une vérification minutieuse aujourd’hui est l’une des mesures les plus efficaces à prendre pour assurer une clôture sans faille.

Vérifiez si des procédures spéciales s’appliquent

Gérez les exceptions dès maintenant, sans attendre. Prévoyez les paies hors cycle, comme les primes, les ajustements salariaux rétroactifs ou les indemnités de congé annuel. Assurez-vous de les traiter correctement lors de cette dernière paie afin d’éviter toute erreur dans les feuillets T4 et Relevés 1. Ces paies atypiques peuvent souvent poser des difficultés, même aux professionnels chevronnés de la paie. Par exemple, une prime importante pourrait faire passer un employé dans une nouvelle tranche d’imposition ou avoir une incidence sur ses cotisations au RRQ pour l’année. En prévoyant ces paies dans votre dernier cycle de paie régulier, vous assurez le calcul exact de toutes les retenues obligatoires et leur inclusion dans les totaux de fin d’année. Il s’agit de gérer les complexités de manière proactive plutôt que de réagir après coup.

Après votre dernière paie, mais avant la première paie de la nouvelle année civile

L’année est close, mais le travail n’est pas fini. C’est la période critique pour finaliser vos données de 2025 et jeter les bases pour assurer la réussite de 2026. Ne laissez pas traîner les anciens problèmes dans la nouvelle année. Cette période sert à valider vos données, à rapprocher les comptes et à produire les feuillets fiscaux nécessaires. C’est le pont entre l’année que vous venez de terminer et celle que vous vous apprêtez à commencer.

Finalisez les données des employés et des employeurs

Mettez la dernière main aux renseignements relatifs aux employés et à l’employeur. C’est votre dernière chance de corriger les NAS, les adresses ou les noms légaux avant de produire vos sommaires de fin d’année. Toute modification apportée après la production nécessitera l’émission de feuillets modifiés; un processus bureaucratique que personne n’aime. Vérifiez que le nom légal de chaque employé correspond bien à celui qui figure sur sa carte d’assurance sociale et que son adresse postale est à jour. Un simple courriel de confirmation envoyé à votre équipe peut vous aider à prendre connaissance des déménagements ou changements de nom récents.

Finalisez les données relatives aux salaires, aux impôts et aux avantages sociaux

Rapprochez chaque dollar. Vérifiez que tous les totaux cumulatifs de l’année pour les salaires, les impôts, le RRQ, le RRAQ et l’Æ sont définitifs et exacts. Ces données seront utilisées pour remplir vos feuillets T4 et Relevés 1. Les totaux de votre système de paie doivent être votre source unique d’informations. Exécutez un rapport final du cumul annuel et gardez-le à portée de main. Ce rapport servira de base pour toutes les étapes suivantes. Tout rajustement ou changement ultérieur doit être consigné minutieusement. Cette étape ne vise pas seulement la conformité, mais aussi l’intégrité financière.

Traitez les rajustements de fin d’année

Effectuez les derniers rajustements sans tarder. Traitez les calculs des avantages imposables restants (p. ex., voitures de fonction ou primes d’assurance) ou les autres écritures comptables de fin d’année qui ont une incidence sur la paie. Parfois, certains avantages ne peuvent être calculés qu’à la fin de l’année (p. ex.,  les frais pour droit d’usage d’un véhicule de fonction ou la valeur d’un prêt accordé à un employé). Ces montants doivent être ajoutés au revenu de l’employé avant de produire ses feuillets d’impôt. C’est également l’occasion d’effectuer les derniers rajustements comptables qui pourraient avoir une incidence sur le passif salarial. Ces tâches vous permettront de produire des feuillets T4 et Relevés 1 exacts à 100 %.

Rapprochez vos livres

Votre système de paie et votre livre comptable doivent raconter la même histoire. Rapprochez le total de votre masse salariale, les versements effectués et les salaires payables avec votre grand livre général. Vérifiez et réglez immédiatement tout écart. Le total des salaires bruts de votre système de paie doit correspondre à celui de la masse salariale figurant dans votre logiciel de comptabilité. Le total des versements transmis à l’ARC et à Revenu Québec doit correspondre aux comptes de passif. Dans le cas contraire, vous devez en déterminer la cause. Le système a-t-il mal consigné un versement? Un chèque manuel n’a-t-il pas été enregistré dans le système de paie? Il est essentiel de cerner et de résoudre ces problèmes pour assurer l’exactitude des états financiers et des déclarations fiscales.

Vérifiez toutes les paies approuvées

Examinez une dernière fois l’ensemble de l’année. Vérifiez chaque cycle de paie de l’année écoulée en vue de déceler toute anomalie ou incohérence. Un examen général permet de détecter des erreurs qui pourraient échapper à une vérification ligne par ligne. Cherchez les éléments qui semblent hors de propos. La paie d’un employé a-t-elle soudainement augmenté ou diminué sans raison évidente? Les retenues étaient-elles anormalement élevées ou faibles pour certaines périodes de paie? Cette vue d’ensemble peut révéler des tendances ou des erreurs ponctuelles qui ont échappé à l’attention au cours de l’année. Elle constitue un dernier contrôle qualité avant de passer à l’émission des feuillets.

Ajoutez les retenues ou les avantages imposables manquants

Ne laissez rien passer entre les mailles du filet. C’est votre dernière chance d’ajouter les avantages imposables manquants, comme les primes d’assurance-vie collective ou les adhésions à un centre d’entraînement, aux revenus des employés avant d’émettre les relevés d’impôt. Assurez-vous que toutes les retenues sont prises en compte. Il est facile de négliger les avantages non pécuniaires dans le tourbillon des activités de l’année. Vérifiez vos dossiers et assurez-vous d’inclure tous les éléments nécessaires au revenu de vos employés. Cette mesure vous évitera, à vous et à vos employés, des complications fiscales futures. Un logiciel de paie efficace peut vous aider à automatiser le suivi de ces avantages, simplifiant ainsi considérablement cette étape.

Examinez les changements dans la structure de votre entreprise

Si votre entreprise subit des changements, votre système de paie pourrait également devoir changer. Avez-vous acheté ou vendu une partie de l’entreprise? La structure de votre entreprise a-t-elle changé? Assurez-vous que ces changements sont enregistrés correctement dans votre système de paie et dans vos comptes auprès de l’ARC/Revenu Québec. Un changement dans la structure de l’entreprise peut avoir des répercussions importantes sur la paie, qu’il s’agisse d’obtenir un nouveau numéro d’entreprise ou de comprendre comment gérer les dossiers des employés dans le cadre d’une acquisition. Assurez-vous que la configuration de votre paie reflète fidèlement la réalité actuelle de votre entreprise afin que vos déclarations de fin d’année soient transmises à la bonne entité.

Prévisualisez les feuillets T4 et Relevés 1

N’émettez jamais de feuillets sans les avoir prévisualisés, et n’oubliez pas que les exigences de déclaration diffèrent pour les feuillets T4 et les Relevés 1. Générez des ébauches de tous les feuillets T4 (fédéral) et Relevés 1 (Québec). Vérifiez leur exactitude et leur exhaustivité. Vérifiez les noms, les revenus et les montants des retenues. Cette étape simple vous évitera d’avoir à émettre des feuillets modifiés plus tard. Vérifiez chaque case des feuillets T4 et Relevés 1. Le revenu indiqué dans la case 14 du feuillet T4 correspond-il au revenu indiqué dans la case A du Relevé 1? Tous les montants propres au Québec sont-ils correctement consignés dans les différentes cases du Relevé 1? Il est recommandé de faire vérifier les feuillets par une deuxième personne. Il est bien plus facile de corriger une coquille sur une ébauche que de modifier un feuillet déjà produit. Pour en savoir plus sur la paie, veuillez consulter notre guide complet sur la paie au Canada.

Vérifiez les dates importantes pour les dépôts directs

Une paie tardive équivaut à une promesse non tenue. Vérifiez votre calendrier de dépôts directs, en prêtant une attention particulière aux jours fériés au début du mois de janvier qui pourraient avoir une incidence sur les délais de traitement et les dates de versement de votre première paie de la nouvelle année. Les banques ne traitent pas les versements pendant les jours fériés. Vous devez donc modifier vos dates de traitement en conséquence afin d’assurer la ponctualité des paies de votre équipe. Communiquer toute modification à vos employés à l’avance est un moyen simple de faire preuve de respect envers leur temps et leur planification financière.

Examinez les renseignements relatifs aux entrepreneurs pour les feuillets T4A et les Relevés 2

Votre responsabilité en matière de conformité s’étend aux entrepreneurs. Examinez tous les versements effectués à des entrepreneurs indépendants et apprêtez-vous à produire des feuillets T4A et des Relevés 2, au besoin. Assurez-vous de disposer des NAS ou des numéros d’entreprise pertinents de tous les destinataires. Si vous avez versé plus de 500 $ à un entrepreneur au cours de l’année pour des services rendus, vous devez généralement produire ces feuillets. Cette étape du processus de fin d’année est souvent négligée, mais le défaut de produire ces feuillets peut entraîner des pénalités. Vérifiez que vous disposez de tous les renseignements nécessaires pour chaque entrepreneur avant la date limite de production.

Mettez à jour les profils fiscaux des employés pour la prochaine année d’imposition

Préparez-vous pour la nouvelle année. Mettez à jour votre système de paie avec les montants des déclarations de retenues à la source visés par les formulaires TD1 et TP-1015.3-V pour tous les employés. Vérifiez l’exactitude des montants reportés pour les congés annuels ou les congés de maladie. Chaque année, les gouvernements fédéral et provincial mettent à jour les montants personnels de base utilisés pour calculer les retenues à la source au Canada. Vous devez enregistrer ces nouveaux chiffres dans votre système de paie afin que les employés soient imposés correctement dès leur première paie de la nouvelle année. C’est également une bonne occasion pour demander aux employés de vérifier et de mettre à jour leurs formulaires de demande de crédits d’impôt si leur situation personnelle a changé.

Confirmez la fréquence de vos versements pour la prochaine année d’imposition

L’ARC et Revenu Québec vous informeront de la fréquence de vos versements pour la nouvelle année en fonction de votre masse salariale précédente. Vérifiez votre nouveau calendrier (p. ex., mensuel, trimestriel) et modifiez votre processus en conséquence pour vous assurer de verser vos cotisations à temps. Votre type d’auteur de versements dépend du montant mensuel moyen de vos retenues. À mesure que votre entreprise croît, votre fréquence peut passer de trimestrielle à mensuelle, voire plus fréquente. Si vous ratez cette notification et ne versez pas selon votre nouveau calendrier, vous risquez de subir des pénalités et des intérêts immédiats. Vérifiez votre courrier et vos comptes en ligne pour cette notification et mettez à jour votre calendrier en conséquence.

Cette liste de vérification pour la paie de fin d’année au Québec peut sembler intimidante, mais la diviser en étapes gérables fait toute la différence. Elle ne sert pas seulement à clore les comptes, mais aussi à commencer la nouvelle année en toute confiance, en sachant que votre paie est complète, conforme et exacte.Si vous vous retrouvez submergé par les feuilles de calcul et que vous peinez à suivre le rythme, il est peut-être temps d’explorer une meilleure solution. Les solutions modernes, comme les outils de gestion de la paie et de la conformité peuvent automatiser bon nombre de ces étapes. Si vous préférez confier cette tâche à des spécialistes, un service de paie gérée peut vous décharger de tout ce fardeau. Comprendre le fonctionnement d’un logiciel de paie peut marquer le début d’une gestion de paie moins stressante.