Réponses aux 20 questions principales sur la saison des impôts 2025

La saison des impôts est de retour. Cette période de l’année où la paperasserie se multiplie, les dates limites approchent et la simple mention de « rapprochement des versements » est suffisante pour démoraliser n’importe quel employeur. Vous ne dirigez pas seulement une entreprise, vous agissez également à titre de percepteur d’impôts informel pour le gouvernement, jonglant avec les feuillets T4, les avantages imposables et la surveillance vigilante de l’ARC. La tâche est ardue, mais quelqu’un doit s’en charger.

Soyons francs. Gérer les impôts sur les salaires ressemble parfois à un parcours du combattant. Mais cette période ne doit pas forcément virer au cauchemar. Imaginez que vous ayez les réponses avant même que les questions ne commencent à vous stresser. C’est là que nous intervenons.

Pour les utilisateurs du module Paie de Humi par Employment Hero, la saison des impôts n’est qu’une simple étape du processus, et non une source de stress. Nos spécialistes de la paie et notre logiciel performant vous facilitent la tâche, sans nuits blanches ni maux de tête. Nous avons compilé une liste des principales questions que nous recevons des employeurs et y avons répondu.

Faisons de cette saison des impôts la plus agréable possible. Allons-y.

1. Que signifie le signe +/- dans le rapport de l’analyse de la RGAP d’Employment Hero, et quelles mesures dois-je prendre maintenant?

Abordons d’abord par le rapport de l’analyse de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP). Il peut sembler intimidant, mais il s’agit tout simplement d’un outil conçu pour détecter les écarts dans le Régime de pensions du Canada (RPC) et le Régime de rentes du Québec (RRQ) ainsi que dans l’assurance-emploi (AE) avant que l’Agence du revenu du Canada (ARC) ne le fasse.

Si le champ « écart » affiche zéro, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que tout est en ordre. Si un chiffre s’affiche, ne paniquez pas : cela signale simplement un écart entre le montant calculé et le montant prévu. Vous pouvez facilement repérer un écart si l’un des champs d’écart affiche un montant autre que zéro.

●       Écart positif (+) : Montant versé en trop. Essentiellement, il s’agit d’un excédent.

●       Écart négatif (-) : Montant versé insuffisant. Il s’agit d’un « déficit ».

Avant de commencer à tirer des chèques ou à demander des remboursements, vérifiez l’exactitude de l’écart. Additionnez les cotisations au RPC/RRQ et à l’AE. En cas de versement excédentaire, veuillez suivre les instructions figurant dans la RGAP fournies par l’ARC. Si vous devez de l’argent, veuillez consulter notre guide de fin d’année pour en savoir plus sur la procédure de règlement.

En cas de versement excédentaire, veuillez suivre les instructions figurant dans la RGAP fournies par l’ARC. Si vous devez effectuer des versements supplémentaires, vous pouvez consulter la procédure à suivre dans notre guide de fin d’année.

2. Pourquoi le rapport de l’analyse de la RGAP de Humi par Employment Hero signale-t-il un déficit?

Un écart signalé dans le rapport ne signifie pas nécessairement que vous avez commis une erreur. Le rapport de la RGAP de Humi par Employment Hero souligne les éléments que l’ARC pourrait signaler. Il s’agit d’une mise en garde, et non d’un verdict.

Si l’ARC vous interroge sur ces écarts, vous devrez fournir une explication. Voici une liste non exhaustive des causes possibles des écarts :

●       Un employé figurant sur la liste de paie n’a perçu aucun salaire au cours d’une période donnée;

●       Une personne a atteint l’âge de 18 ou 70 ans au cours de l’année, modifiant ainsi son statut de cotisant.

●       Le statut d’un employé en congé est demeuré « actif » dans le système;

●       La réduction de votre taux de cotisation à l’AE est inférieure au taux standard de 1,4x;

●       Votre entreprise a commencé à utiliser nos services au milieu de l’année;

●       Le salaire d’un employé a été versé hors cycle à plusieurs reprises.

Les écarts mineurs, de l’ordre de quelques centimes, ne font généralement pas l’objet d’un examen approfondi de la part de l’ARC et découle souvent d’erreurs d’arrondi. Ces cas ne nécessitent généralement pas de plus amples explications.

Le rapport de la RGAP de Humi par Employment Hero vous fournit les outils nécessaires pour repérer et examiner les écarts ainsi que pour déterminer leur cause et les mesures appropriées à prendre. Nous ne pouvons pas fournir de conseils sur les écarts relatifs à des employés particuliers pour des raisons de conformité et de responsabilité. Si vous n’avez jamais effectué de rapprochement en utilisant un rapport de la RGAP, nous vous recommandons de consulter un comptable.

Veuillez noter que le rapport de la RGAP de Humi par Employment Hero se veut un outil utile et ne remplace pas le rapport officiel de la RGAP produit par l’ARC.

3. Comment puis-je envoyer les feuillets T4 à mes anciens employés?

Une fois votre dossier T4 modifié, révisé et finalisé dans Humi par Employment Hero, vous pourrez envoyer les feuillets T4 à tous vos employés à l’adresse courriel associée à leur profil Humi par Employment Hero. Les anciens employés ne peuvent plus se connecter à leur profil Humi par Employment Hero pour modifier leur adresse courriel. Il est donc recommandé de vérifier qu’une adresse courriel personnelle figure dans leur compte Humi par Employment Hero et de la mettre à jour si nécessaire. Le rapport d’aperçu des T4 contient les adresses courriel associées à chaque compte.

Pour modifier l’adresse courriel d’un ancien employé :

●       Accédez au module Personnel dans le volet de navigation gauche.

●       Sous l’onglet Répertoire, cliquez sur l’icône de filtre à côté de la colonne Statut et cochez la case Emploi quitté.

●       Suivez la marche à suivre décrite dans cet article pour modifier l’adresse courriel d’un employé.

4. Que dois-je tenir en compte si j’ai commencé à utiliser Humi par Employment Hero en cours d’année civile?

Nous vous recommandons de vérifier auprès de votre ancien fournisseur de services de paie qu’il ne produira pas les feuillets T4, car cela entraînera une surévaluation de vos gains réels et nécessitera un rapprochement.

Passez en revue les registres cumulatifs de l’entreprise pour vous assurer qu’ils comprennent toutes les données de paie des périodes de 2025 qui précèdent votre transition vers Humi par Employment Hero. Si vous constatez des omissions, vous pouvez utiliser l’outil de rajustement de T4 de Humi par Employment Hero pour intégrer les données cumulatives requises. 

Remarque : Si vous avez commencé à utiliser nos services en cours d’année, le rapport de la RGAP de Humi par Employment Hero peut signaler un écart entre vos cotisations salariales et patronales au RPC et au RRQ en raison de l’exemption du RPC par période de paie qui ne serait pas prise en compte lors de l’importation des données cumulatives.

5. Mon ancien fournisseur de services de paie a produit les feuillets T4 de 2025 pour la première partie de l’année. Que dois-je faire?

Demandez à votre ancien fournisseur de services de paie de retirer la déclaration  afin d’éviter une double déclaration des revenus de vos employés.

6. Un employé a signalé une erreur dans son feuillet T4. Comment puis-je modifier un feuillet T4 déjà produit?

Nous sommes tous humains. Des erreurs peuvent se produire. Si vous avez déjà transmis votre formulaire T619 à l’ARC et qu’un employé vous signale une erreur dans son revenu ou dans son adresse, vous devez corriger cette erreur.

L’ARC exige un feuillet T4 modifié et un nouveau formulaire T619. La bonne nouvelle? Vous pouvez le faire directement dans le module Paie de Humi par Employment Hero. Vous n’avez qu’à suivre les instructions pour modifier les feuillets T4. 

7. Pourquoi ne parviens-je pas à utiliser l’outil de rajustement de fin d’année?

Si l’outil est verrouillé, c’est pour votre propre sécurité. Une fois le dossier T4 produit ou finalisé, nous restreignons l’accès à l’outil de rajustement de fin d’année afin d’éviter toute modification accidentelle des données déjà définitives.

Vous devez y accéder à nouveau? Vous devrez d’abord supprimer le dossier T4.
Attention : la suppression du dossier efface toutes les modifications manuelles que vous avez apportées aux feuillets T4 dans le module. Veuillez procéder avec prudence.

8. Comment puis-je obtenir une copie de mon T4 Sommaire?

Soyez rassuré, il n’est pas caché. Vous pouvez trouver le T4 Sommaire à deux endroits :

1. Dans le module T4, juste en dessous des feuillets T4 individuels de vos employés.
2. Il est inclus automatiquement lorsque vous téléchargez le dossier fiscal complet.

9. Dois-je envoyer à mes employés un nouveau formulaire TD1 à remplir?

Les employeurs doivent demander aux nouveaux employés de remplir les formulaires TD1 fédéraux et provinciaux au moment de leur embauche. Par la suite, les employés doivent mettre à jour les formulaires TD1 et les soumettre à nouveau en cas de modification de leurs retenues fiscales, de leur lieu de résidence et/ou de leur NAS.

10. Que dois-je faire si j’ai oublié d’ajouter un ancien employé à Humi par Employment Hero après avoir finalisé le dossier fiscal?

Si vous avez oublié d’ajouter un ancien employé à Humi par Employment Hero après avoir finalisé le dossier fiscal, vous ne pourrez pas utiliser la plateforme pour générer, remplir ou envoyer un feuillet T4 à cet employé. Vous devrez préparer manuellement son feuillet T4 en dehors de Humi par Employment Hero à l’aide de l’application de formulaires Web de l’ARC.

Voulez-vous en savoir plus? Nous avons ce qu’il vous faut.

Nous n’avons qu’effleuré le sujet. Si vous souhaitez affronter la saison des impôts en toute confiance, vous avez besoin d’un guide complet.

Consultez notre guide de fin d’année 2025. Il contient des listes de vérification pour que rien ne vous échappe, ainsi que des marches à suivre pour examiner vos registres, ajuster vos feuillets T4 et Relevés 1 et optimiser la gestion de la paie de votre entreprise pour l’année à venir.