Guide complet à l’intention des employeurs sur  l’indemnité du congé annuel au Québec

Diriger une entreprise au Québec ne se résume pas à simplement parler français; il s’agit également de maîtriser les normes du travail particulières à cette province. Si vous avez déjà eu l’impression que les lois relatives à l’emploi au Québec fonctionnent différemment du reste du Canada, vous ne vous faites pas d’illusions. Ces règles ne se contentent pas d’aller à contre-courant, elles construisent une voie complètement différente.

C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les indemnités de congé annuel.

Alors que le reste du pays suit généralement un système standard fondé sur l’ancienneté, la réglementation de la CNESST du Québec surprend même les professionnels chevronnés de la paie. Nous parlons notamment des années de référence obligatoires, des notions distinctes de « congé » et d’« indemnité », ainsi que des exigences spécifiques de déclaration qui peuvent compliquer considérablement votre fin d’année sans une bonne préparation.

Mais ne vous inquiétez pas. Nous sommes là pour vous éclairer. Ce guide vous aidera à comprendre les complexités des indemnités de congé annuel au Québec afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte : la croissance de votre entreprise et la réussite de votre équipe.

Qu’est-ce qu’une indemnité de congé annuel?

Commençons par les bases. Au Québec, l’indemnité de congé annuel n’est pas simplement la continuation de votre salaire normal pendant que vous vous détendez sur une plage. Il s’agit d’un cumul spécifique appelé indemnité de congé annuel.

Considérez l’indemnité comme un compte d’épargne qui s’accumule pour chaque heure travaillée par votre employé. Elle correspond à un pourcentage du salaire brut gagné pendant une période donnée. Lorsqu’un employé prend congé, il ne touche pas techniquement son « salaire »; il puise dans cette réserve de fonds accumulés.

Cette distinction est cruciale, car le solde de cette réserve ne correspond pas nécessairement à son salaire hebdomadaire actuel. Il dépend entièrement de ses revenus de l’année précédente. S’il a travaillé des heures supplémentaires, touché des commissions ou bénéficié d’une augmentation de salaire au cours de l’année, le solde de cette indemnité changera.

Congé annuel et indemnité de congé annuel

Voici une question qui déroute de nombreux employeurs. En vertu de la loi québécoise, le droit aux congés et le droit à la rémunération pour ces congés sont deux notions distinctes sur le plan juridique qui s’accumulent à des taux différents.

Le congé annuel correspond au nombre de jours pendant lesquels un employé peut s’absenter du travail. Ce nombre est calculé en fonction de ses années de service continu.
L’indemnité de congé annuel correspond à la rémunération versée à l’employé pendant ce congé. Elle est calculée en fonction de ses revenus au cours de l’année de référence.

Un employé peut avoir droit à deux semaines de congé, mais n’avoir accumulé que suffisamment d’indemnités pour trois jours. À l’inverse, un employé à temps partiel peut avoir accumulé une somme importante en indemnités, mais, en raison de son horaire, ne prendre que quelques jours de congé. Bien comprendre la distinction entre ces deux concepts est un élément essentiel pour maîtriser la gestion de la paie au Québec.

L’année de référence au Québec (1^er mai au 30 avril)

Il s’agit du principal facteur distinctif. La majorité des provinces permettent de calculer l’indemnité de congé annuel en fonction de la date d’embauche de l’employé. Le Québec a choisi une autre approche.

La CNESST établit une année de référence standard qui s’étend du 1^er mai d’une année au 30 avril de l’année suivante.

Cette période détermine deux éléments :

1. Le nombre de jours de congé annuel accumulés par l’employé pour la prochaine année.
2. Le salaire brut total utilisé pour calculer son indemnité de 4 % ou 6 %.

Cela signifie que le 1^er mai de chaque année, les comptes sont clôturés pour les douze mois précédents et tout le personnel se voit attribuer de nouveaux droits simultanément.

La période de référence standard

Pourquoi est-ce important? Ce système permet de réinitialiser simultanément le solde de congés de l’ensemble de votre personnel. Que vous ayez embauché Julie en juin ou Marc en novembre, le 1er mai, vous calculez leur nombre de jours de congé annuel en fonction de leurs revenus gagnés jusqu’au 30 avril.

Cette unification peut en fait se révéler très pratique sur le plan administratif une fois que vous vous y habituez. Au lieu de suivre 50 dates d’entrée en service, vous avez qu’une seule date à retenir pour vos calculs. Cependant, cette méthode peut générer une certaine confusion pour les nouvelles recrues qui n’ont pas encore travaillé pendant une année de référence complète.

Exceptions pour les années contractuelles

Nous savons bien que dans le monde des affaires, il n’existe pas de solution universelle. Vous pouvez définir une période de référence différente si vous le souhaitez. Par exemple, nombre d’entreprises préfèrent l’année civile (1er janvier au 31 décembre) afin de s’aligner sur leur planification fiscale.

Cependant, il y a une condition : vous ne pouvez pas simplement fixer cette période unilatéralement.

Pour établir une année de référence autre que celle allant du 1^er mai au 30 avril, celle-ci doit être explicitement définie dans le contrat de travail ou dans une convention collective. À défaut d’un accord écrit et signé, la loi applique par défaut la période commençant le 1^er mai. Si vous travaillez selon le calendrier civil sans accord écrit, vous ne respectez techniquement pas la loi. Assurez-vous de vérifier vos contrats!

La « période tampon » pour les nouvelles recrues

La date limite du 1er mai donne lieu à ce que nous appelons une « période tampon » pour les nouvelles recrues. Prenons un exemple concret pour illustrer ce principe.

Scénario : Vous embauchez Sophie le 1^er janvier.
Fin de l’année de référence : 30 avril.

Au 1^er mai, Sophie n’aura travaillé que pendant 4 mois. Elle n’aura donc pas encore accumulé deux semaines complètes de congés. Elle recevra plutôt un montant proportionnel à ces 4 mois de service.

Elle a droit à un jour de congé pour chaque mois travaillé au cours de l’année de référence. Sophie disposera donc de 4 jours de congés au cours de l’année suivante. Son indemnité (salaire) pour ces 4 jours correspondra à 4 % de ses revenus gagnés entre le 1^er janvier et le 30 avril.

Il est important d’expliquer ce principe aux nouvelles recrues lors de leur intégration afin d’éviter qu’elles ne se rendent compte qu’elles ne disposent pas de deux semaines complètes de congés seulement à l’arrivée de l’été.

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Droit à congé annuel au Québec

Il est important de bien comprendre les différents paliers prévus pour assurer la transparence auprès de votre équipe et éviter tout litige avec la commission du travail. La durée du service continu d’un employé détermine le nombre de jours de congé auxquels il a droit et le pourcentage de son salaire qu’il percevra.

Il est important de noter que le « service continu » ne se limite pas aux jours travaillés. Les jours continuent de s’accumuler même pendant les congés protégés, comme les congés de maternité ou les absences pour cause d’accident du travail (CNESST). L’ancienneté n’arrête pas de s’accumuler simplement parce que la vie a pris un tournant.

Moins de 1 an de service

Comme nous l’avons mentionné au sujet de la « période tampon », les employés ayant moins d’un an de service à la fin de l’année de référence (30 avril) sont en train de constituer leur base.

• Congés : 1 jour par mois travaillé, jusqu’à concurrence de 2 semaines.
• Indemnité : 4 % du salaire brut gagné au cours de l’année de référence.

Cette période vise uniquement l’accumulation. Elle garantit que même les employés à court terme perçoivent une rémunération pour leur service, tout en évitant à l’employeur d’octroyer tous les avantages dès le premier jour.

1 à 3 ans de service

Une fois qu’un employé a travaillé pendant une année de référence complète, il passe au niveau standard.

• Congés : 2 semaines consécutives.
• Indemnité : 4 % du salaire brut gagné au cours de l’année de référence.

Il s’agit de la norme pour la majorité de la main-d’œuvre québécoise. C’est simple, normalisé et facile à gérer. Cependant, gardez un œil sur le calendrier. La transition se fait plus rapidement que vous ne le pensez.

3 ans ou plus (augmentation à 6 %)

C’est ici que le Québec se distingue considérablement d’autres provinces et que les politiques traditionnelles se trompent souvent.

Auparavant, l’augmentation à 3 semaines de congés avait lieu après 5 ans. Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

Aujourd’hui, le droit à congé annuel augmente dès qu’un employé a accompli 3 années de service continu.

• Congés : 3 semaines.
• Indemnité : 6 % du salaire brut gagné au cours de l’année de référence.

Cette augmentation de 2 % représente une hausse significative des coûts pour les employeurs; il est donc important d’en tenir compte dans votre budget. Si vous attendez encore que vos employés atteignent cinq ans d’ancienneté pour leur accorder une augmentation, vous les sous-payez et vous vous exposez à des litiges.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de ces transitions, veuillez consulter notre ressource sur les normes du travail au Québec.

Calculer l’indemnité de congé annuel au Québec

Penchons-nous sur les calculs. Le calcul semble simple (4 % ou 6 % du salaire brut), mais c’est la définition du « salaire brut » qui cache le piège.

Le salaire brut pour l’indemnité de congé annuel COMPREND :

• le salaire normal;
• les heures supplémentaires (très important);
• les commissions;
• l’indemnité de jour férié; 
• les primes (p. ex., prime de nuit);

Le salaire brut EXCLUT :

• les primes discrétionnaires (primes non liées aux mesures de rendement ou aux mandats)
• L’indemnité de congé annuel versée l’année précédente (vous ne versez pas une indemnité pour une indemnité)

Exemple de calcul :

Supposons que Marc travaille depuis 2 ans (taux de 4 %).
Année de référence : 1^er mai 2024 au 30 avril 2025.

• Salaire de base : 50 000 $
• Heures supplémentaires : 2 000 $
• Commissions : 5 000 $
• Prime de Noël (discrétionnaire) : 1 000 $

Salaire brut total pour le calcul :
50 000 $ + 2 000 $ + 5 000 $ = 57 000 $
(Remarque : nous avons exclu la prime discrétionnaire de 1 000 $).

Indemnité de congé annuel :
57 000 $ x 4 % = 2 280 $

Marc bénéficiera d’une indemnité de 2 280 $ pour couvrir ses deux semaines de congé annuel.

Avez-vous besoin d’aide pour gérer les complexités de la paie au-delà des simples congés annuels? Notre guide sur la gestion de la paie au Québec aborde de nombreux sujets, des retenues à la source aux versements d’impôts.

Quand verser l’indemnité de congé annuel

Vous avez fait vos calculs. Maintenant, quand devez-vous verser cette indemnité?

La CNESST est très claire à ce sujet. La loi exige de verser l’indemnité en une somme forfaitaire avant le début du congé.

Idéalement, si un employé prend deux semaines de congé en juillet, il reçoit son indemnité sur la paie précédant immédiatement son congé  afin de disposer de fonds immédiats pour profiter pleinement de son congé.

Pouvez-vous la verser sur chaque paie?
C’est une question très courante. Plusieurs employeurs préfèrent verser les 4 % à chaque paie afin d’éviter d’accumuler une somme à payer. Au Québec, cette méthode n’est permise que si un accord écrit spécifique (comme un contrat de travail) ou une convention collective le stipule. Vous ne pouvez pas simplement adopter cette méthode parce qu’elle est plus facile pour votre comptable. Sans accord écrit, vous enfreignez techniquement les normes.

Indemnités de congé annuel en cas de cessation d’emploi et Relevé 1

La fin d’une relation peut être difficile, mais verser les indemnités de congé annuel ne devrait pas l’être. Lorsqu’une relation de travail prend fin, qu’il s’agisse d’une démission, d’un congédiement ou d’une entente mutuelle, il faut régler les comptes.

Indemnité en cas de démission ou de congédiement

Cette somme n’est pas perdue si elle n’est pas utilisée. L’indemnité correspond au salaire gagné. Elle appartient à l’employé.

Au moment de la cessation d’emploi, vous devez calculer :

1. toute indemnité de congé annuel accumulée au cours de l’année de référence précédente qui n’a pas encore été versée;
2. L’indemnité de congé annuel accumulée au cours de l’année de référence actuelle jusqu’au dernier jour de travail.

Ces sommes doivent être versées sur la dernière paie. Vous ne pouvez pas retenir l’indemnité de congé annuel sous prétexte d’un préavis insuffisant ou d’une animosité. Cet argent leur appartient.

Déclaration des Relevés 1 et des feuillets T4

Le Québec adore la paperasse. Si vous versez une indemnité de congé annuel, celle-ci doit être déclarée correctement afin que le gouvernement sache comment l’imposer.

Ce revenu doit être déclaré dans les cases A et G du Relevé 1 du Québec.

• Case A : Revenu d’emploi (comprend l’indemnité).
• Case G : Salaire admissible au RRQ (comprend également l’indemnité).

Cette déclaration est distincte du feuillet T4. Une erreur pourrait entraîner des problèmes lors de la déclaration de revenus de vos employés. Pour en savoir plus sur les particularités de la paie au Québec, veuillez consulter notre article Comprendre les exigences particulières en matière de paie au Québec.

Conformité critique : projet de loi 96 et lois linguistiques

L’emploi au Québec implique un sujet incontournable : le projet de loi 96.

En vertu de ces lois linguistiques renforcées, les employés ont le droit fondamental de communiquer en français. Ce droit s’étend à vos politiques de congés, aux guides de l’employé et même au logiciel utilisé pour demander des congés.

Si votre politique de congés n’est disponible qu’en anglais, sa force exécutoire peut être remise en question. Afin de protéger votre entreprise, veuillez vous assurer que tous les documents relatifs aux congés et aux indemnités sont disponibles en français. Ce n’est pas seulement une question de courtoisie, c’est une obligation de conformité.

Automatiser le calcul des indemnités de congé annuel au Québec avec Humi by Employment Hero

Si les années de référence, les calculs de 4 % ou 6 % et les Relevés 1 vous donnent du fil à retordre, vous n’êtes pas seul. Gérer tous ces aspects manuellement dans un tableur augmente le risque d’erreur. Et au Québec, les erreurs peuvent s’avérer coûteuses.

Humi par Employment Hero a été conçu pour simplifier la gestion de la paie au Canada, et propose des fonctionnalités adaptées au marché québécois.

Nous suivons automatiquement l’année de référence standard (ou celle que vous avez définie) et calculons les taux d’indemnisation appropriés en fonction des années de service, tout en veillant à ce que les heures supplémentaires et les commissions soient correctement prises en compte. À la fin de l’année ou en cas de cessation d’emploi, vous disposerez des chiffres exacts, au centime près.

Pourquoi perdre des heures à gérer la conformité alors que vous pourriez vous concentrer sur votre équipe? Laissez-nous nous occuper des calculs afin que vous puissiez gérer vos activités.

La compréhension des lois québécoises en matière d’indemnité de congé annuel nécessite une attention particulière, ce qui ne doit toutefois pas devenir un fardeau. En comprenant l’année de référence et en utilisant les bons outils, vous pouvez assurer la conformité en toute confiance.