Guide à l’intention des employeurs sur les congés de maladie au Québec

Vous pensez que gérer une entreprise au Québec ne demande que de la paperasse? Détrompez-vous. Lorsque vous embauchez du personnel au Québec, vous ne faites pas que constituer une équipe, vous devez également vous conformer à la Loi sur les normes du travail. Il s’agit du règlement, du guide stratégique, du manuel indispensable à tout employeur qui souhaite poursuivre ses activités et protéger son équipe. (Loi sur les normes du travail).

Et les congés de maladie? C’est là que les choses se compliquent. Des nouvelles lois? Oui. Des calculs qui ressemblent plutôt à du Sudoku qu’à la gestion de paie? Effectivement. Des règles qui changent dès que vous commencez à les maîtriser? Bien sûr. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’être un fin juriste ou un spécialiste de la paie pour vous y retrouver.

Nous avons passé au crible les éléments importants afin d’établir clairement vos obligations, l’impact des dernières règles concernant les certificats médicaux et les moyens d’éviter les tracas administratifs sans rien oublier.

Exigences minimales : congés payés et non payés

Examinons d’abord la norme de base. En vertu de la Loi sur les normes du travail du Québec, un employé ayant travaillé sans interruption (emploi continu) pendant au moins trois mois a le droit de s’absenter du travail pendant une période d’au plus 26 semaines sur une période de 12 mois pour cause de maladie ou d’accident.

Il s’agit d’une protection générale. Autrement dit, si un membre de votre équipe tombe malade ou se blesse (en dehors du travail), vous ne pouvez généralement pas le congédier simplement pour cause d’absence pendant cette période de convalescence.

Cependant, la loi établit une distinction nette entre le droit à l’absence et le droit à la rémunération. La majeure partie de cette période de 26 semaines est sans solde. Le gouvernement ne vous oblige pas à continuer de verser leur salaire pendant six mois d’absence. Toutefois, il existe une exception cruciale qui prend de nombreux employeurs au dépourvu : les deux premiers jours.

La règle des deux jours payés

C’est ici que la paie entre en jeu. Au Québec, un employé n’a pas seulement droit à des congés sans solde. Après avoir travaillé trois mois consécutifs, les employés ont droit à deux jours d’absence payés par année civile pour cause de maladie ou d’accident.

En bref :

• Moins de 3 mois de service : Les employés peuvent prendre un congé sans solde.
• 3 mois ou plus de service : Les deux premiers jours de congé de maladie sont payés.

Ces jours de congé ne sont pas perdus à la fin de l’année s’ils ne sont pas utilisés. Ils sont spécifiquement destinés aux imprévus de la vie. Il s’agit d’un minimum légal, ce qui signifie que vous pouvez en offrir davantage si vous souhaitez vous distinguer en tant qu’employeur, mais vous ne pouvez pas en accorder moins.

Si un employé s’absente une semaine en raison d’une grippe et qu’il remplit les exigences d’ancienneté, vous le rémunérez pour les deux premiers jours. Les jours restants de cette absence sont sans solde (à moins que vous offriez une politique interne ou un régime d’assurance plus généreux).

Admissibilité à la protection de 26 semaines

La période de 26 semaines vise principalement à protéger l’emploi. Si un employé doit s’absenter du travail pour cause de maladie ou d’accident non lié au travail, la loi lui accorde une période pendant laquelle son emploi est protégé afin qu’il puisse se concentrer sur son rétablissement.

En termes pratiques, cela signifie que l’employeur est tenu de soutenir le retour au travail des employés et de ne pas utiliser la maladie comme motif de congédiement. Ainsi, dès lors que l’employé est en mesure de retourner au travail, l’employeur doit lui réintégrer son poste, sauf si une raison légitime indépendante du congé (telle qu’une restructuration ou la suppression du poste) s’y oppose. 

Cette protection s’applique que le congé soit payé ou non. Elle empêche les employeurs d’utiliser une maladie comme prétexte pour congédier un employé. Elle reconnaît que les gens peuvent tomber malades et que leur santé ne devrait pas les priver de leur gagne-pain.

Demande de certificats médicaux (nouvelles règles en vertu du projet de loi 68)

Voici une situation qui a considérablement changé. Autrefois, les employeurs réagissaient souvent au même titre : « Tu es malade? J’ai besoin d’un certificat médical. » Il s’agissait d’une méthode courante pour décourager l’absentéisme.

Cependant, le projet de loi 68 a changé la donne afin de réduire la charge administrative qui pèse sur le système de santé. Le gouvernement a réalisé que les médecins passaient trop de temps à signer des billets pour des grippes bénignes au lieu de traiter leurs patients.

La nouvelle règle :

Les employeurs ne peuvent désormais plus exiger de certificats médicaux médicaux ou d’autres documents justificatifs pour les absences de courte durée. Plus précisément, vous ne pouvez pas exiger de certificat médical pour les trois premières absences d’une période de 3 journées consécutives ou moins prises sur une période de 12 mois. Une période d’absence désigne une période continue d’absence du travail pour une raison admissible. Les trois absences « sans certificat » sont comptabilisées sur une période de 12 mois. À chaque absence de courte durée, les employeurs examinent les 12 mois précédents pour vérifier le nombre d’absences similaires.

Autrement dit,  si un employé se fait porter malade pendant un jour ou deux, vous ne pouvez pas exiger qu’il passe quatre heures à la clinique pour obtenir un certificat attestant son rhume. Vous devez lui faire confiance.

Ce changement incite les employeurs à instaurer une culture de confiance plutôt que de contrôle. En exigeant un certificat pour chaque petit rhume, vous ne faites pas que contrarier votre employé, vous enfreignez peut-être la loi.

Quand pouvez-vous exiger une preuve?

Cette loi signifie-t-elle que vous ne pouvez jamais demander de preuve? Absolument pas. Vous avez toujours une entreprise à gérer et l’assiduité reste un élément important. La loi vous autorise à demander un certificat médical dans certains cas précis :

• Absences de plus de trois jours : Si un employé s’absente pendant quatre jours ou plus, vous avez le droit de lui demander un justificatif.
• Absences répétées de courte durée : Si un employé épuise ses trois premiers jours d’absence « sans certificat » au cours de l’année, vous pouvez exiger une preuve pour les absences subséquentes, même de courte durée.
• Tendance douteuse : Bien que vous deviez faire preuve de prudence, si vous constatez un abus manifeste (p. ex., toujours malade le vendredi précédant une longue fin de semaine), vous pouvez avoir des motifs valables d’enquêter, mais vous devriez consulter un conseiller juridique ou des spécialistes en RH avant d’exiger une preuve fondée uniquement sur un soupçon.

L’objectif n’est pas de vous empêcher de gérer votre équipe, mais plutôt de vous empêcher d’utiliser les médecins comme contrôleurs de l’assiduité pour des problèmes mineurs.

Calcul de l’indemnité de maladie et répercussions fiscales

Votre employé travaille dans votre entreprise depuis six mois et prend un jour de congé de maladie payé. Combien devez-vous lui verser?

Le calcul de l’indemnité de maladie est précis. Chaque jour férié est égal à 1/20 du salaire gagné au cours des 4 semaines complètes de paie précédant la semaine du congé, conformément aux normes du travail du Québec.

Dans le cas des employés à temps plein standard travaillant 40 heures par semaine et percevant un salaire fixe, le montant correspond généralement à une journée de travail normale. Cependant, dans le cas des employés ayant des horaires variables ou travaillant à temps partiel, cette formule assure que l’indemnité reflète leur salaire moyen récent.dard full-time employee working 40 hours a week with a consistent salary, this usually works out to a regular day’s pay. However, for employees with variable schedules or part-time hours, this formula ensures the pay reflects their average recent earnings.

Voici la méthode de calcul : Étape 1 : Examinez les quatre dernières semaines complètes de paie Additionnez les salaires gagnés au cours des quatre semaines complètes précédant la semaine d’absence. Étape 2 : Divisez le total par 20 Quatre semaines × cinq jours ouvrables par semaine = 20 jours ouvrables.Voilà d’où vient le chiffre 1/20; il représente une journée de travail moyenne. Étape 3 : Le résultat correspond à l’indemnité journalière de maladie Exemple: Un employé a gagné 4,000 $ au cours des quatre semaines complètes précédant son congé maladie payé. 4,000 $ ÷ 20 = 200 $ 👉 L’indemnité de maladie est de 200 $.

IRemarque importante concernant les impôts :

Cette indemnité de maladie est considérée comme un revenu. Elle est imposable. Lorsque vous la traitez dans le cadre de la paie, vous devez effectuer les retenues suivantes :

• Régime de rentes du Québec (RRQ)
• Assurance-emploi (AE)
• Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
• Impôt sur le revenu

Traitez-la exactement comme un salaire normal aux fins de retenue. Il ne s’agit pas d’une prestation non imposable.

Distinction entre les congés de maladie personnels et les autres types de congés

Les employeurs confondent parfois les différents types de congés. Pour gérer efficacement la conformité, il est important de distinguer les catégories suivantes :

1. Congés de maladie standard (normes de la CNESST) : Il s’agit des cas dont nous avons discuté, à savoir les maladies personnelles ou les accidents non liés au travail. (26 semaines sans solde, les deux premiers jours étant payés, par année après trois mois de service continu).
2. Accidents du travail selon la CNESST (LATMP) : Si un employé subit une lésion professionnelle, il s’agit d’un cas complètement différent, régi par la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. Cette situation ne correspond pas au congé de maladie standard. Elle nécessite des formulaires spécifiques, des indemnités de remplacement du revenu souvent versées par la CNESST et des règles de retour au travail plus rigoureuses.
3. Congé pour obligations familiales : Le Québec accorde 10 jours de congé par année pour remplir des obligations liées à la garde, à la santé ou à l’éducation d’un enfant ou d’un proche. Comme pour les congés de maladie, les deux premiers jours de ces 10 jours sont payés (après 3 mois de service continu).
   • Distinction importante : Les deux jours payés pour cause de maladie et les deux jours payés pour obligations familiales sont distincts. En théorie, un employé admissible aurait droit d’au plus quatre jours payés : deux pour une maladie personnelle et deux autres pour un enfant malade. Il est important de ne pas les regrouper dans une seule catégorie de « jours personnels », à moins que votre politique ne couvre explicitement les deux et respecte les exigences minimales pour chacun. 

Pratiques exemplaires pour la gestion des congés de maladie au Québec

Un plan clair vous aidera à maîtriser ces règles. Voici comment garder une longueur d’avance :

• Actualisez votre guide de l’employé : Si votre politique stipule « Certificat médical requis pour toute absence », elle est obsolète. Modifiez-la afin de refléter les limites imposées par le projet de loi 68.
• Assurez une communication claire : Informez votre équipe des règles en vigueur. Lorsque les employés connaissent leurs droits et les limites, ils sont moins susceptibles d’abuser du système tout en se sentant davantage soutenus.
• Instaurez la confiance et éliminez les obstacles : Comme vous ne pouvez pas demander un certificat pour chaque absence de courte durée, mettez l’accent sur l’engagement. Des employés valorisés et engagés ne feignent pas la maladie.
• Gérez la paie avec précision : Automatisez le calcul du 1/20. Effectuer ce calcul manuellement chaque fois qu’un employé est absent augmente le risque d’erreur. 

Suivi des soldes et des cumuls

La partie la plus difficile de la règle des « 2 jours payés » consiste à surveiller la date de « service continu ». Vous devez savoir exactement quand un employé franchit ce seuil de trois mois.

Les tableurs ou les pense-bêtes sont voués à l’échec. Vous pourriez accidentellement priver une personne admissible de son salaire (risque de non-conformité) ou verser un salaire à une personne inadmissible (perte financière).

Il vous faut un système qui :

1. signale automatiquement lorsqu’un employé franchit les trois mois de service continu;
2. suit le nombre de congés « sans certificat » utilisés (afin de déterminer quand demander une justification);
3. distingue les congés de maladie des congés pour obligations familiales.

Demeurez conforme et poursuivez vos activités

La gestion des congés de maladie au Québec exige à la fois empathie et précision. Vous souhaitez soutenir votre équipe dans les moments difficiles, mais vous devez également protéger votre entreprise et respecter scrupuleusement la Loi sur les normes du travail.

Fini les calculs manuels et le suivi sur papier. Vous pouvez gérer la conformité et la paie en toute confiance grâce à des outils adaptés au contexte québécois.

Humi par Employment Hero est un outil conçu pour gérer la complexité des lois canadiennes en matière d’emploi. Du suivi des cumuls et des dates de service à l’automatisation des calculs de paie, nous vous aidons à soutenir votre équipe sans la surcharge administrative.

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