Le service de paie géré est fourni par Humi Soft Inc.

Utilisateur(s)

Le ou les utilisateurs pris en compte pour le calcul des frais « par employé » pour le service de paie géré correspondent au nombre d’employés actifs dans le logiciel Paie Humi au cours d’une période mensuelle.

Plan de mise en œuvre

Intégration et mise en œuvre (semaine 1)

Nous faciliterons un processus de collaboration en recueillant les renseignements sur les employés et les entreprises, en validant les données et en préparant les importations de fichiers CSV pour la configuration des comptes. En outre, nous établirons un processus d’intégration avec des échéances. Une fois vos données téléversées dans notre plateforme, nous configurerons le compte de paie en précisant les montants supplémentaires du formulaire TD1, les retenues supplémentaires, les déductions de prestations, les indemnités de congé annuel et les rémunérations supplémentaires.

Essai et configuration du système (semaines 2 à 4)

Après la phase d’intégration et de mise en œuvre, notre équipe de paie peut effectuer une série d’examens pour vérifier l’exactitude et la validité des données de paie. Ce processus consistera à exécuter la paie pour une période correspondant au fournisseur de services de paie actuel de notre client (le cas échéant). Cette méthode d’essai permet de s’assurer que les montants versés aux employés correspondent aux périodes de paie antérieures et vise à assurer une transition harmonieuse.

Traitement de la paie (semaine 4 et semaines subséquentes)

Notre service de paie géré de Humi traitera les versements aux employés, remettra les impôts et conservera les dossiers à chaque période de paie, de façon récurrente. Les talons de paie numériques seront envoyés par courriel à vos employés le matin du jour de paie. Les rémunérations supplémentaires des employés, y compris les primes, les commissions, les autres montants, les remboursements de frais et les indemnités de congé annuel seront perçus auprès de vous jusqu’à trois jours ouvrables avant la date limite de la paie. Les données seront examinées, vérifiées, importées et enregistrées dans notre plateforme et figureront sur les talons de paie des employés.

Services (récurrent)

Vous vous verrez attribuer un spécialiste de la paie qui sera chargé de fournir notre expérience de gestion de la paie et d’assurer un soutien. Selon le rapport d’exception de la paie, nous ajusterons les changements dans les revenus et les retenues des employés dans la paie en tenant compte des ajustements de rémunération, des nouvelles embauches et des cessations d’emploi, des mises à jour des renseignements bancaires des employés et des paiements des congés annuels. En outre, nous mettrons à jour les changements dans les déductions des prestations en fonction des changements de salaire des employés; les ajustements seront configurés en fonction d’un pourcentage du salaire.

Nos responsabilités :

Il nous incombera de :

• Veiller à ce que toutes les données reçues dans les délais convenus soient saisies dans le système aux fins de traitement dans le cycle de paie prévu;
• Traiter la paie avec exactitude et en temps opportun à l’aide des renseignements fournis dans le rapport d’exception;
• Mettre à jour les formulaires TD1, les retenues sur la paie et les autres crédits d’impôt;
• Saisir, vérifier et mettre à jour les montants des avantages sociaux en fonction du relevé mensuel;
• Rapprocher et vérifier chaque paie traitée;
• Verser automatiquement les retenues à la source à l’ARC;
• Préparer, vérifier et transmettre les feuillets T4 à l’ARC et les RE à Service Canada;
• Calculer, vérifier et verser les cotisations d’ISE, y compris les déclarations de fin d’année;
• Veiller à la conformité des exigences en matière de paie en vertu des lois fédérales et provinciales;
• Résoudre les problèmes liés à la paie et répondre aux demandes de renseignements de l’administrateur de la paie.

Vos responsabilités :

Il vous incombera de :

• Maintenir un abonnement actif au logiciel de paie, faute de quoi vous ne pourrez pas accéder au service de paie géré;
• Examiner et approuver le registre de paie avant la date d’échéance convenue afin d’assurer notre autorisation à traiter la paie pour la période en question;
• Fournir des données exactes pour le rapport d’exception dans les délais convenus afin de respecter tous les calendriers de traitement;
• Tenir à jour toutes les données relatives aux employés, y compris leur statut d’emploi et leur rémunération;
• Signaler tout changement apporté aux formulaires TD1 ou aux autres crédits d’impôt;
• Examiner et approuver les registres de paie avant le traitement, faute de quoi la paie ne pourra être effectuée et versée;
• Gérer tous les autres modules en dehors de la paie

Services supplémentaires de paie gérés

• Report de la date limite de paie – 30 $ par report
• Nous avons généralement besoin de 4 jours ouvrables pour traiter la paie, mais nous comprenons que des imprévus peuvent survenir et vous empêcher de respecter la date limite. Le cas échéant, si vous avez besoin d’un jour ouvrable supplémentaire pour traiter la paie, nous pouvons utiliser des ressources supplémentaires afin de reporter la date limite et d’assurer que vos employés soient payés à temps.

• Arrêt de paiement – 50 $ par employé
• Malheureusement, nous ne pouvons pas effectuer un arrêt de paiement à la paie de tout le personnel; il doit être effectué pour chaque employé individuellement. Nous devons recevoir votre demande au moins 48 heures avant la date de paie prévue pour pouvoir effectuer un arrêt de paiement.

• Rajustement des registres cumulatifs de l’année – 50 $ par employé
• Nous pouvons rajuster vos registres cumulatifs de l’année si nécessaire.

• Crédit refusé – 30 $ par employé
• Si vous traitez une paie avec des coordonnées bancaires erronées, nous recevons un avis de crédit refusé de la banque pour nous informer qu’elle ne peut pas déposer les fonds dans le compte de l’employé. Notre équipe de soutien vous informera de ce refus de crédit et vous demandera de confirmer la mesure que vous souhaitez prendre :
• Confirmer l’exactitude des coordonnées bancaires de l’employé et demander le renvoi des fonds. Veuillez noter que cela peut prendre jusqu’à deux jours ouvrables et que des frais s’appliquent.
• Confirmer la correction des coordonnées bancaires et demander un remboursement.

• Insuffisance de provision – Première occurrence : 100 $ / Deuxième : 200 $ / Troisième (plafond) 300 $
• Si nous recevons un avis d’insuffisance de fonds de la banque après avoir débité votre compte de paie, notre équipe de soutien informera immédiatement votre administrateur afin de résoudre le problème. Afin d’assurer que vos employés soient payés à temps, nous renverrons la demande de débit dès que vous aurez confirmé que l’erreur a été résolue.

• Soumission tardive de la paie – 50 $ par paie en retard
• Si vous soumettez votre paie en retard (après 16 h 30 HNE à la date limite), nous pouvons effectuer le paiement manuellement afin d’assurer que vos employés soient payés à temps par dépôt direct.

• Virement bancaire ou virement électronique irrévocable – 150 $ par occurrence

• Si vous avez dépassé la date limite de paie et que vous devez accélérer le paiement afin que vos employés soient payés à temps, vous pouvez configurer un virement bancaire ou un virement électronique irrévocable.

• Remplacement du taux d’imposition – 50 $ par paie
• Humi contient tous les paramètres fiscaux standard et offre la possibilité d’exempter certains employés et d’entrer les montants du TD1 qui déterminent les calculs relatifs à l’impôt.

• Versements à l’ARC et rajustements du CDA – 50 $ par employé
• Nous pouvons rajuster vos versements à l’ARC sur demande. De plus, il peut être nécessaire de modifier les versements à l’ARC correspondants lorsqu’un rajustement du CDA est requis après le traitement des versements à l’ARC.

• Changement de calendrier de paie – 100 $ par occurrence
• Si vous devez modifier votre calendrier de paie, y compris la fréquence, la date de paie, les arriérés et l’émission des RE pour tous les employés pour respectez les exigences de l’ARC.

• Ajouter les CDA manquants un employé – 50 $ par employé
• Si les CDA d’un employé sont manquants, nous pouvons ajouter ses CDA aux fins du T4.

• Recherche de paiement (banque) – 45 $ par employé et par paie
• Si un employé fournit un numéro de compte erroné et que les fonds ont été déposés, Humi peut rechercher le paiement afin de confirmer son statut ou de vérifier s’il a été déposé dans le mauvais compte. Ces frais de service s’appliquent par paie. Si plusieurs recherches sont nécessaires, des frais supplémentaires s’appliqueront.