BGC Ottawa (anciennement Boys and Girls Club of Ottawa) est un organisme de bienfaisance qui offre des programmes aux enfants et aux jeunes des quartiers défavorisés d’Ottawa. Fondé en 1923, l’organisme a pour mission d’aider les jeunes à éviter la délinquance par le biais de programmes qui favorisent leur développement et leur offrent des lieux de loisirs sécuritaires. Ses programmes gratuits à plusieurs volets, dont des piliers de programmation, des camps d’été et d’autres services, visent à offrir aux enfants de tous horizons de nouvelles possibilités, des amitiés et des compétences qui leur serviront toute leur vie. 

Adam Joiner, PDG depuis deux ans et membre du personnel depuis plus de 20 ans, témoigne de la croissance incroyable qu’il a observée au BGC Ottawa. Avec près de 200 employés, il savait qu’il était temps de trouver une solution qui soutiendrait l’organisation et son personnel. 

Le défi

Le parcours d’Adam au sein du BGC Ottawa est unique. Il a commencé à l’âge de neuf ans, lorsqu’il s’est inscrit au club à la recherche de nouvelles amitiés. Son rôle évolué au fil du temps, de préposé au vestiaire à réceptionniste, puis à travailleur auprès des jeunes, gestionnaire, directeur et maintenant PDG. Au fil des ans, il a été témoin de l’incroyable croissance interne de l’organisation. Dans son rôle de PDG, il s’est rapidement rendu compte que le service des RH ne recevait pas le soutien nécessaire dans ses activités quotidiennes. 

« Le gestionnaire des ressources humaines s’occupait de toutes les demandes de congé et de tous les processus administratifs manuellement… rien n’était automatisé. La charge de travail était énorme. C’était gérable lorsque nous étions une petite équipe, mais lorsque l’effectif passe à 150 ou 200 personnes, selon la saison, cette charge de travail devient presqu’insurmontable.

L’organisation recourait principalement à des processus traditionnels : réflexion, feuilles de calcul et paperasse à profusion. Les RH se retrouvaient donc avec une charge de travail épouvantable. Comme le club embauchait également de nombreux employés à temps partiel, chaque jour consistait à rédiger de nombreux contrats, rassembler des documents et obtenir des signatures. L’équipe des RH était tellement débordée de tâches administratives qu’elle était incapable de s’acquitter de son véritable rôle, à savoir soutenir le personnel et la culture d’entreprise. 

« Nous avons commencé à examiner le système Humi par Employment Hero, car nous savions que nous devions soit embaucher quelqu’un qui s’occuperait uniquement des tâches administratives, soit trouver un système qui faciliterait la gestion de ces tâches. »

La solution

BGC dispose d’un vaste réseau de clubs partout au Canada. Étant conscient que son propre club devait moderniser ses processus, Adam a contacté ses collègues de BGC à Saskatoon. Ils lui ont présenté leur solution : la plateforme Humi par Employment Hero. Il a immédiatement reconnu le potentiel de cette solution pour BGC Ottawa.

« J’étais très impressionné… [BGC Saskatoon], comme nous, dispose de plusieurs sites. Il était extrêmement difficile de regrouper tous les renseignements au même endroit. Humi par Employment Hero a résolu bon nombre de leurs problèmes. C’était vraiment impressionnant. »

Adam a reconnu le potentiel de Humi par Employment Hero et l’a rapidement présenté à son service des RH. Ils ont examiné d’autres systèmes et concurrents, mais leur choix s’est finalement porté sur Humi par Employment Hero en raison de son interface simple, de sa plateforme conviviale et, surtout, de l’expérience client. 

« Le système semblait vraiment intuitif. Nous aimions beaucoup l’interface. Nous aimions également sa convivialité. L’équipe Humi était si agréable et serviable; elle nous a fourni un soutien exceptionnel. »

Il mentionne tout particulièrement son expérience avec Drew Millington, cofondateur et directeur commercial de Humi par Employment Hero. Drew et l’équipe chargée de l’expérience client travaillent en étroite collaboration avec BGC Ottawa pour s’assurer que l’organisation dispose du soutien nécessaire. 

« Drew est un chef incroyable… notre expérience a été phénoménale. Il a toujours une attitude positive et nous a aidés à plusieurs reprises tout au long de notre parcours. Je pense que cela en dit long sur la culture de l’entreprise. Le fait que le fondateur vienne soutenir une organisation à but non lucratif est très révélateur du type de culture que vous cultivez. » 

Au-delà du service à la clientèle, Adam souligne aussi l’importance de s’associer à une entreprise qui partage les valeurs de BGC. C’était le facteur déterminant qui a motivé leur décision.

« Dès le début, nous avions l’impression que [Humi] incarnait les valeurs du club. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi Humi. » 

Les résultats

Adam explique que Humi par Employment Hero a simplifié de nombreuses tâches fastidieuses grâce à sa plateforme. Humi par Employment Hero a notamment aidé BGC Ottawa à améliorer l’exactitude des renseignements sur les congés, la diffusion des annonces à l’échelle de l’entreprise, la gestion du rendement et la signature de documents. 

« L’aspect qui a changé la donne pour moi était la gestion des congés par le biais de Humi Mobile. C’était du jamais-vu… De plus, la possibilité de saisir les objectifs de rendement, les demandes de rendement et les évaluations de rendement est très pratique. Il ne faut pas oublier la formation. Pour envoyer une note ou une formation à tous les employés, on peut envoyer un lien à tous les employés par le biais de Humi, à partir duquel ils peuvent même signer le document. »

Adam ajoute que l’obtention des signatures par l’intermédiaire de Humi par Employment Hero s’est avérée particulièrement utile, compte tenu de l’évolution du monde du travail et de la généralisation du télétravail. Il explique également comment Humi par Employment Hero a aidé BGC Ottawa à transformer son équipe des RH afin qu’elle concentre ses efforts sur la culture du club.

« À l’avenir, notre priorité sera les gens du club et l’amélioration de notre culture et de notre engagement. En nous consacrant davantage sur les personnes et la culture plutôt que sur les tâches administratives du service des RH, nous serons en mesure d’offrir un soutien concret aux employés en fonction de leurs besoins. »

Il souligne ainsi comment Humi par Employment Hero a aidé BGC Ottawa à recentrer ses efforts sur ce qui compte : son personnel. 

« Ce système libère du temps afin que vous puissiez vous consacrer aux tâches importantes de votre travail. Il élimine certains des obstacles du travail administratif afin de vous permettre de privilégier ce qui est important. C’est-à-dire vos collègues. »

Avant tout, Adam souligne l’importance pour eux de travailler avec des entreprises qui partagent des valeurs communes, comme l’organisme de bienfaisance BGC et Humi par Employment Hero. 

« Je tiens vraiment à souligner la façon dont les valeurs de l’entreprise reflètent celles d’un organisme de bienfaisance comme le nôtre. Je crois que c’est un véritable atout… Nous souhaitons instaurer une culture qui reflète nos valeurs, et celles de Humi, d’après ce que j’ai pu constater, correspondent parfaitement. »

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