Comprendre et gérer les paiements rétroactifs

La rémunération du personnel est un domaine complexe, régi par de nombreuses règles et procédures parfois difficiles à appréhender, tant pour les employés que pour les employeurs. 

Les paiements rétroactifs peuvent sembler complexes, mais il est important que les employeurs et les employés les comprennent bien, car ils jouent un rôle majeur dans la garantie d’une rémunération équitable et précise.

Cet article explique en quoi consistent les paiements rétroactifs, présente les cas courants d’application et décrit comment les calculer. Que vous soyez un employeur soucieux de gérer adéquatement la paie de vos employés ou un employé souhaitant comprendre votre bulletin de paie, nous avons les réponses à vos questions. Allons-y!

Qu’est-ce qu’un paiement rétroactif?

Un paiement rétroactif est une rémunération ajoutée à la paie d’un employé afin de compenser un déficit de rémunération au cours d’une période de paie précédente. Il est important de calculer et de distribuer les paiements rétroactifs le plus rapidement possible, non seulement pour respecter les lois du travail, mais également pour assurer la satisfaction de votre personnel.

Les paiements rétroactifs ne servent pas uniquement à corriger des erreurs de paie.  Il s’agit de préserver la confiance et de favoriser un environnement de travail positif dans lequel le personnel se sent équitablement rémunéré pour son travail. Tout le monde apprécie être reconnu pour ses efforts, et une rémunération équitable joue un rôle important à cet égard.

Dans quels cas les paiements rétroactifs s’appliquent-ils habituellement?

Le paiement rétroactif s’applique dans diverses situations, lesquelles comprennent toutes un écart entre le montant versé à un employé et le montant qui lui est dû.

Erreur de calcul du salaire

Il arrive parfois qu’une erreur humaine ou un problème technique dans le système de pointage d’une entreprise entraîne une erreur dans le calcul du salaire régulier d’un employé. Par exemple, la saisie d’un taux horaire erroné dans le système de paie ou une erreur dans le nombre d’heures travaillées enregistrées. Le cas échéant, un paiement rétroactif sert à corriger l’écart et à assurer que l’employé perçoit le bon montant pour son travail.

Erreur de calcul des heures supplémentaires

La rémunération des heures supplémentaires est une autre source fréquente d’erreurs de calcul. Ces erreurs résultent souvent de l’application de taux d’heures supplémentaires erronés ou d’erreurs dans le calcul du nombre d’heures supplémentaires effectuées. Dans ces cas, le paiement rétroactif permet de compenser la différence.

Primes de quart

Les primes de quart sont un supplément de rémunération versé aux employés qui travaillent pendant des quarts moins souhaitables, comme les quarts de nuit ou les fins de semaine. Si ces primes ne sont pas calculées ou appliquées correctement, un paiement rétroactif peut être nécessaire pour compenser la différence.

Discrimination en milieu de travail

Bien que regrettables, certains employés peuvent être moins bien rémunérés en raison de pratiques discriminatoires. Le cas échéant, un paiement rétroactif sert à rectifier la situation et à assurer que l’employé est rémunéré équitablement pour son travail.

Taux de rémunération multiples pour différents postes

Certains employés peuvent occuper plusieurs postes au sein de la même entreprise, percevant un taux de rémunération différent pour chacun. Si le système de paie n’applique pas correctement ces différents taux, l’employé peut être sous-payé, auquel cas un paiement rétroactif sera nécessaire.

Commissions et primes

Parfois, les commissions et les primes sont mal calculées ou ne sont pas versées en temps voulu. Le cas échéant, un paiement rétroactif sert à assurer que l’employé est rémunéré équitablement pour son travail.

Le point commun de ces situations est que l’employé n’a pas perçu le bon montant pour son travail. Le paiement rétroactif sert à corriger ces erreurs et à assurer que les employés sont rémunérés correctement. En tant qu’employeur, il est essentiel que vous vérifiiez régulièrement vos systèmes de paie afin de repérer et de corriger ces erreurs, préservant ainsi la confiance et la satisfaction de vos employés.

Comment calculer un paiement rétroactif?

Voici un aperçu plus détaillé des facteurs à prendre en compte et des étapes à suivre pour calculer un paiement rétroactif.

Type de rémunération : Taux horaire ou salaire fixe?

Le premier facteur à prendre en compte pour calculer un paiement rétroactif est le type de rémunération de votre employé. Est-il rémunéré à l’heure ou perçoit-il un salaire fixe?

Pour les employés rémunérés à l’heure, vous devrez déterminer le bon taux horaire et le nombre d’heures travaillées. Pour les employés salariés, vous devrez déterminer leur salaire et le nombre de périodes de paie concernées.

Heures supplémentaires : L’employé est-il exonéré d’heures supplémentaires?

Un autre facteur important à prendre en compte est de savoir si votre employé est exonéré des heures supplémentaires. Les employés non exonérés ont droit à une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de la semaine de travail standard, généralement 40 heures. Si les heures supplémentaires d’un employé ne sont pas correctement prises en compte dans sa rémunération, un paiement rétroactif pourrait être nécessaire.

Durée : Combien de périodes de paie sont concernées?

Pour obtenir le montant brut du paiement rétroactif, calculez la différence entre la rémunération perçue par l’employé et celle qu’il aurait dû percevoir, en tenant compte des heures supplémentaires et des écarts salariaux.

Calculer la somme totale du paiement rétroactif

Une fois que vous avez pris en compte les facteurs ci-dessus, vous pouvez calculer la somme totale du paiement rétroactif. Il s’agit de calculer la différence entre le montant perçu par l’employé et le montant qu’il aurait dû percevoir. Assurez-vous de tenir compte des heures supplémentaires et des écarts salariaux.

Par exemple, si un employé rémunéré à l’heure a perçu 15 $ de l’heure au lieu de son taux correct de 20 $ de l’heure pour un total de 40 heures dans une période de paie, le paiement rétroactif serait calculé comme suit : (20 $ – 15 $) * 40 = 200 $.

Versement du paiement rétroactif

Habituellement, le paiement rétroactif est calculé manuellement et versé lors de la période de paie suivante à titre de revenu divers. Cela signifie que le montant est ajouté au bulletin de paie régulier de l’employé, plutôt que d’émettre un chèque séparé ou de modifier le taux de rémunération d’un seul bulletin de paie. Cette méthode est généralement moins compliquée et plus efficace pour le traitement de la paie. (Vous pouvez également vous épargner des tracas en confiant la gestion de ces processus à nos spécialistes de la paie grâce à notre service de paie géré!)

Paiements rétroactifs et arriérés de salaire

Arriérés de salaire peut sembler être synonyme de paiements rétroactifs, mais ce sont deux concepts distincts. 

Les paiements rétroactifs servent à corriger un sous-paiement. Les arriérés de salaire corrigent tout type de rémunération non versée. Ils correspondent à toute rémunération due à vos employés qui n’a pas été effectuée. Les deux sont essentiels pour assurer la satisfaction de vos employés et le respect des lois du travail.

Voici quelques exemples qui peuvent nécessiter un paiement rétroactif :

• Salaires ou primes non versés
• Rémunération des heures supplémentaires
• Commissions

Exigences légales et règles relatives au paiement rétroactif

Les employeurs doivent respecter certaines exigences légales pour effectuer un paiement rétroactif. Ils doivent prendre en compte ces exigences dans la paie afin d’éviter toutes complications juridiques.

Lois du travail et paiement rétroactif

Les lois du travail, tant au niveau fédéral que provincial, dictent souvent les règles relatives au paiement rétroactif. Ces lois précisent quand et combien un employé devrait recevoir en cas de sous-paiement. 

Par exemple, en Ontario, la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (LNE) exige que les employeurs rémunèrent leurs employés pour toutes les heures travaillées, y compris les heures supplémentaires. En cas de sous-paiement, l’employeur est légalement tenu de lui verser la différence sous forme de paiement rétroactif.

Comptabilité salariale et paiement rétroactif

En ce qui concerne la comptabilité, il est important de consigner avec précision les paiements rétroactifs dans votre système de paie. Cette mesure assure que tous les revenus des employés sont correctement déclarés aux fins de l’impôt. Elle permet également de conserver une trace claire des rémunérations, ce qui peut s’avérer précieux en cas de conflit de travail ou de vérification.

Rapidité des paiements rétroactifs

La rapidité des paiements rétroactifs est également une considération juridique. Si une erreur de paie est repérée, les employeurs sont généralement tenus de la corriger et d’effectuer les paiements rétroactifs dès que possible. Les paiements rétroactifs retardés peuvent entraîner des pénalités et des intérêts.

Communication des paiements rétroactifs

Les employeurs sont également tenus par la loi de communiquer avec leurs employés au sujet des paiements rétroactifs. Cela consiste notamment à informer l’employé de l’erreur, du procédé de calcul du paiement rétroactif et du délai de versement. La transparence dans ce processus est essentielle pour préserver la confiance de vos employés et éviter d’éventuels problèmes juridiques.

Faire plus avec Employment Hero

Il est important que les employeurs et les employés comprennent bien les paiements rétroactifs. Ce processus assure une rémunération équitable et préserve la confiance au sein de l’entreprise. Chez Employment Hero, nous nous efforçons de simplifier et de clarifier ces processus autant que possible.