Analyse d’emploi et 7 étapes pour en effectuer une

Qu’est-ce qu’une analyse d’emploi?

Une analyse d’emploi est un processus qui permet de déterminer les fonctions, les responsabilités, les compétences, les objectifs et les conditions de travail associés à un poste spécifique. Elle sert généralement à rédiger une description de poste, mais son champ d’application est bien plus large. Un processus de recrutement efficace facilite la transition de vos employés vers leur nouveau poste et soutient leur épanouissement à long terme.

La culture d’entreprise d’aujourd’hui nécessite une définition élargie de l’analyse d’emploi. Elle comprend désormais les attentes, les objectifs, les compétences et les aptitudes, les attentes relatives à l’intégration, les renseignements sur l’évaluation du rendement et tout autre élément nécessaire à la formation d’un employé. Une description de poste détaillée peut augmenter le nombre de candidatures que vous recevez grâce à sa transparence. Ensuite, les gestionnaires, les collègues et les dirigeants peuvent tirer parti de cette excellente ressource à d’autres fins. Commençons par redéfinir cette notion, qui ne sert pas seulement à décrire un poste, mais aussi à déterminer la valeur ajoutée d’un rôle pour une équipe et une organisation.

Comparez les deux analyses d’emploi suivantes :

La première image illustre l’approche traditionnelle qui se limite à une description de poste. La deuxième image illustre l’approche moderne de la création d’une analyse d’emploi. La description fournie un aperçu très clair du rôle, de sa valeur pour l’organisation, ainsi que des attentes à court et à long terme.

Vous pouvez exploiter les renseignements issus d’une analyse d’emploi [moderne] à plusieurs fins. Par exemple, une analyse d’emploi constitue la base d’un processus d’intégration harmonieux en vous aidant à définir et à présenter clairement les attentes pour les 30 premiers jours et au-delà. En définissant clairement les buts et les objectifs dès le départ, vous évitez tout malentendu et fournissez à votre nouvelle recrue une orientation claire.

Considérez la situation suivante : Vous recevez une carte qui mène à un trésor caché (la maîtrise d’un rôle). Quel type de carte serait le plus simple à suivre pour trouver le trésor? Une carte indiquant le chemin à suivre pour atteindre « X » avec une ligne rouge tracée? Ou une carte détaillée avec des points de repère qui vous aident à vous orienter à chaque tournant jusqu’à ce que vous atteigniez « X »? Une analyse d’emploi bien structurée vous aidera à créer une carte détaillée vers la maîtrise d’un rôle pour votre nouvelle recrue, ses gestionnaires et le reste de l’organisation.

Pourquoi est-il important de réaliser une analyse d’emploi?

Lorsqu’une analyse d’emploi contient des détails sur le rôle, les attentes, les compétences, les plans d’intégration, les tâches quotidiennes et d’autres informations similaires (et ne se limite pas à une simple description de poste), votre organisation peut exploiter ces renseignements pour lancer des initiatives visant les domaines suivants :

• Recrutement
• Sélection
• Intégration
• Formation
• Perfectionnement professionnel
• Santé et sécurité
• Conformité
• Rendement
• Résiliation
• Départ
• Et bien plus!

Une analyse d’emploi aussi détaillée permet notamment de mieux informer les candidats sur la valeur qu’ils peuvent apporter à l’organisation et de déterminer s’ils possèdent les compétences requises. Cette démarche facilite la sélection des candidats et se répercute directement sur leur expérience d’intégration, au cours de laquelle les gestionnaires peuvent examiner les attentes et les responsabilités et fixer des objectifs précis pour les 30, 60 et 90 premiers jours. Elle sert également de fondement aux évaluations de rendement et aide les employés à mieux remplir leur rôle.

Une bonne définition des attentes pendant le processus d’intégration ajoute également de la valeur au processus de départ. Si les gestionnaires définissent clairement les attentes du poste et que le candidat ne répond pas à celles-ci, leur départ ne devrait pas être surprenant. En intégrant ces détails dans une analyse d’emploi approfondie, en les discutant ensemble dès le départ, puis en évaluant le rendement en fonction de ces attentes, les deux parties comprendront clairement les aspects qui n’ont pas été satisfaits, facilitant ainsi le départ de l’employé.

Outre le processus de cessation d’emploi et de départ, une analyse d’emploi contenant des détails précis sur le rôle peut également favoriser l’épanouissement continu du personnel. Les compétences, les aptitudes et d’autres détails contribuent à jeter les bases de votre processus de coaching et de perfectionnement. Les gestionnaires et les employés peuvent s’appuyer sur cette analyse pour déterminer comment perfectionner ses compétences et maîtriser son rôle. Ces connaissances les orientent vers un objectif clair ou, en d’autres termes, vers le « X ».  

Réaliser une analyse d’emploi

1. Examinez les exigences du poste

Une analyse d’emploi nécessite une compréhension approfondie des tâches quotidiennes de votre personnel. Il peut parfois s’avérer difficile d’obtenir une vue d’ensemble des attentes, des responsabilités et des compétences requises pour un poste donné. Il vaut la peine de recueillir les renseignements auprès de la direction et des employés sur les attentes, les exigences et les compétences quotidiennes du candidat pour réussir dans le poste. En demandant à un employé actuel ou ancien (p. ex., la personne qui occupait ce poste avant d’être promue) de décrire ses activités quotidiennes, vous obtiendrez les détails nécessaires pour commencer une excellente analyse d’emploi.  

CONSEIL : Assurez-vous d’obtenir des réponses claires et détaillées de la part d’un employé actuel ou ancien pour l’analyse d’emploi. Plus vos explications seront détaillées, mieux votre nouvelle recrue sera en mesure de répondre aux attentes.

Mesures à prendre :

• Organisez une réunion avec un employé actuel ou ancien pour examiner le poste.
• Organisez une réunion avec le gestionnaire pour établir les attentes relatives au poste.
• Envisagez d’organiser une réunion avec la direction de l’organisation pour soulever toute attente possiblement manquante.
• Envoyez un sondage par courriel à un employé actuel au sujet du poste.

2. Rechercher des descriptions de poste similaires

Dans la course aux talents, n’ignorez pas l’approche de vos concurrents. Découvrez ce que recherchent les chercheurs d’emploi et comment les attentes sont définies au sein de leur organisation. Consultez les descriptions de poste de différentes organisations afin de ne pas négliger des aspects essentiels du poste. Vous découvrirez également quels aspects sont considérés comme les plus importants du poste.

CONSEIL : Recherchez des descriptions de poste détaillées. Certaines entreprises indiquent même les objectifs à atteindre dans les 30, 60 et 90 premiers jours. Examinez comment d’autres entreprises ont décrit l’évolution du poste afin de mieux saisir son potentiel.

Mesures à prendre :

• Dans Google, recherchez « description de [poste] [lieu] ».
• Dans LinkedIn, recherchez « [poste] » et définissez vos préférences.
• Parcourez un site Web de recrutement comme Indeed en recherchant « [poste] » et « [lieu] ».
• Consultez le site Web de vos concurrents pour vérifier si la description du poste est similaire à la vôtre.

3. Définir les objectifs du poste

Considérez les objectifs dans les 30, 60 et 90 premiers jours du poste. Comment ce poste s’intègre-t-il dans les objectifs généraux de l’organisation? Quelles sont les attentes pour la première semaine, la dixième semaine et par la suite? Définir ces éléments permet de préciser les attentes et de déterminer la valeur ajoutée attendue du poste au fil du temps.

CONSEIL : Soyez clair et concis afin d’éviter toute confusion. L’objectif ici est que tous les membres de votre organisation puissent vraiment comprendre le rôle de ce poste et la manière dont il contribue à soutenir les objectifs de votre organisation.

Mesures à prendre :

• Définissez les compétences et les aptitudes nécessaires pour réussir dans ce poste.
• Décrivez les objectifs de l’organisation.
• Définissez des attentes claires pour la nouvelle recrue.
• Décrivez les attitudes et les comportements attendus.
• Créez une grille d’évaluation pour définir la réussite.
• Élaborez un calendrier pour l’évaluation de rendement.
• Définissez des fourchettes salariales en fonction de l’évolution du poste.

4. Évaluer l’efficacité des fonctions

Analysez les besoins de votre organisation. Certaines tâches peuvent-elles être confiées à un autre service ou à un autre employé? Existe-t-il une solution pour optimiser les responsabilités de vos employés? Lorsque vous effectuez une analyse d’emploi, évaluez l’efficacité de chaque service et de chaque rôle. Certaines tâches pourraient convenir davantage à d’autres services. Le cas échéant, vous pourriez retirer certaines fonctions de la description de poste.  

CONSEIL : Réalisez une analyse de tous les postes disponibles, et pas uniquement des nouveaux. Vous pourrez ainsi évaluer les responsabilités et les résultats attendus afin de déterminer si un autre poste conviendrait mieux à certaines tâches.  

Mesures à prendre :

• Vérifiez s’il y a des projets en cours. Le cas échéant, un autre poste conviendrait-il mieux pour les mener à bien? Envisagez de réattribuer cette tâche.
• Retirez cette tâche de l’analyse d’emploi si elle ne fait plus partie des responsabilités de l’employé.

5. Déterminer les compétences et la formation requises

Lors de l’intégration d’une nouvelle recrue, examinez les outils et les compétences qui lui permettront de réussir à court et à long terme. L’objectif est de déterminer comment vous pouvez soutenir l’employé au cours de ses premières semaines et tout au long de l’année afin de l’aider à maîtriser son rôle. Cernez les lacunes dans votre analyse d’emploi.

CONSEIL : Réalisez une analyse d’emploi aussi précise que possible. Demandez à un employé actuel ou ancien de vous recommander les outils et la formation nécessaires pour ce poste. Déterminez la méthode optimale pour communiquer les attentes.

Mesures à prendre :

• Définissez les compétences qui nécessitent une formation.
• Déterminez la méthode de formation (petit groupe, en ligne, etc.).
• Évaluez l’efficacité de la formation (modifiez-la si nécessaire).

6. Établir le salaire

Établir le salaire d’un poste peut s’avérer complexe, mais votre analyse d’emploi devrait vous aider. Une analyse d’emploi met en lumière les compétences, les conditions de travail, les responsabilités, le niveau d’études requis et bien d’autres éléments nécessaires pour déterminer le salaire approprié.

Ces détails essentiels vous permettront d’établir un salaire et les avantages sociaux adéquats, ainsi que définir leur évolution en fonction de l’ancienneté.

CONSEIL : Compte tenu du marché du travail restreint, envisagez également d’analyser les salaires et les avantages sociaux offerts par vos concurrents. Comparez les salaires des emplois ayant des caractéristiques similaires.

Mesures à prendre :

• Définissez le niveau de compétence, les conditions de travail, les responsabilités et la formation requise pour ce poste.
• Analysez les salaires offerts par vos concurrents pour des emplois similaires.
• Examinez les échelles salariales actuelles ou précédentes de votre organisation.
• Adaptez l’échelle salariale en fonction du poste.

7. Continue à faire évoluer le poste

Il va de soi que les aspirations et les besoins de votre personnel évoluent au fil du temps. Il est donc important d’actualiser régulièrement votre analyse d’emploi. Continuez à perfectionner l’analyse d’emploi afin de favoriser le perfectionnement professionnel de votre personnel. Déterminez si d’autres responsabilités ou attentes doivent être ajoutées à l’analyse d’emploi. Au fil du temps, les attentes relatives aux rôles évoluent. Vous le constaterez également dans les descriptions de poste de vos concurrents, le moral de votre organisation, les commentaires de votre personnel, etc.

Par exemple, à mesure que les rôles des spécialistes en ressources humaines évoluent, la description de poste devra refléter les nouvelles méthodes de gestion. En analysant vos concurrents, vous avez peut-être remarqué que de plus en plus d’entreprises ont recours à la rétroaction en temps réel. Il s’agit d’une méthode que vous pourriez envisager d’intégrer aux exigences de l’analyse d’emploi.

CONSEIL : Organisez des réunions bihebdomadaires ou mensuelles avec votre personnel pour faire le point sur leurs objectifs. À mesure que leurs besoins et leurs attentes évoluent, vous pouvez vous assurer que leurs objectifs continuent d’apporter une valeur ajoutée à votre organisation.

Mesures à prendre :

Continuez à vous inspirer des descriptions de poste d’autres entreprises.

Tirez parti des évaluations de rendement et des commentaires pour actualiser l’analyse d’emploi.

Réexaminez régulièrement les objectifs et les attentes avec la direction.